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Online-Konferenz Best Practice Beispiel – Digitalisierung im Mittelstand

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Digitalisierung beschäftigt den Mittelstand auf vielen Ebenen. Dazu kommen noch Diskussionen um neue Arbeitsformen (NewWork) und natürlich Themen wie die Zusammenarbeit über Firmengrenzen und Orte hinaus. Auf der ganz praktischen Ebene der Digitalisierung kommt in Gesprächen mit KMU-Geschäftsführern dann schnell die Frage nach Online-Konferenzen auf. Die kurze Antwort möchte ich hier als Best-Practice Beispiel geben als mein persönlicher Favorit:

Software

  • zoom.us ist meines Erachtens die einfachste Online-Konferenz Möglichkeit mit der besten Qualität

Hardware

  • das Gerät, welches am nächsten ist: Smartphone, Laptop, auch mal „klassisches“ Telefon
  • es muss normal sein, die Online Konferenz zu nutzen!
  • für Gruppensituationen in Meetingräumen

Mindset

  • zentral ist: das „Online“ muss gedanklich aus „Online-Konferenz“ verschwinden
  • die Nutzung eines solchen Werkzeuges muss einfach und integriert sein in die täglichen Abläufe

 

Logitech Connect Beispiel

 

Logitech Group Beispiel

Trends entdecken, visualisieren und kommunizieren mit Google Fusion Tables

Daten wollen entdeckt werden und können Geschichten erzählen. Und Daten können Trends sichtbar machen. Google hat dazu eine spannende Erweiterung seiner G Suite (bisher bekannt als „Google Apps“) parat.

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Remote Design Thinking Tools für verteilte Teams

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Remote Design Thinking

Design Thinking ist ein großartiger Ansatz, bzw. Denkweise (manche würden es auch „Lebensstil“ nennen) nutzerzentriert Lösungen zu finden. Das Vorgehen ist noch relativ neu und kam zwar unabhängig davon, aber mit der großen Verbreitung des Internets erst in den letzten Jahren auf. Gutes Timing ist alles. Und so ist es gut, dass so eine geradezu pragmatische Methode zu einer Zeit bereit stand, die tiefgreifende Veränderungen mit sich bringt und den breiten Einsatz von Kreativität braucht. Design Thinking verbreitet sich vor allem in den Bereichen, in denen bisher das Thema „Kreativität“ eher mit „technologischer Entwicklung“ verbunden war und trägt vielfach dazu bei, dass diese Technologien erst für Nutzer verständlich und einfach anwendbar werden. Design Thinking hat es geschafft, das Thema Kreativität zu formalisieren und ihr einen Rahmen zu geben, der die Akzeptanz erhöht und den Zugang auch für eher rational denkende Menschen erleichtert. So kann Kreativität methodisch kanalisiert werden und es können spannende Ergebnisse entstehen, auch ohne die Beteiligung von sogenannten Genies oder der klassischen „Kreativen“, fast schon im Sinne von Joseph Beuys („jeder Mensch ist ein Künstler“ – Video). Die Kursteilnehmer an der Stanford d.school, an der die Methode ursprünglich (weiter)entwickelt wurde, werden nach eigener Aussage zu „Innovatoren“ ausgebildet, obwohl deren Hintergrund sehr unterschiedlich ist.

Mit dem Internet und seinen erweiterten Möglichkeiten der ortsunabhängigen Zusammenarbeit kam aber auch gleich ein Problem für Design Thinking auf: viele Teams sind nicht mehr am selben Standort, arbeiten aber trotzdem jeden Tag intensiv miteinander. Zwar kommt man meist immer wieder zusammen, doch in vielen Fällen sind die persönlichen Treffen die Ausnahme und werden ersetzt durch E-Mails, WhatsApp Nachrichten, Gespräche via Telefon, Skype oder Hangout. Und durch e-mailfreie Abstimmungen über Projekttools. Ein Ansatz, der idealerweise darauf aufbaut, dass alle Teilnehmenden regelmäßig im selben Raum miteinander arbeiten, hat es hier schwer. Das „Aus“ für Design Thinking? Natürlich nicht. Denn richtig geplant, können persönliche Treffen auch für verstreute Teams sehr kreativ und produktiv sein. Und es gibt eine Reihe von Tools, die helfen, Design Thinking auch remote anzuwenden.

Drei Beispiele sind die Cloud-Tools Mural, Realtimeboard und Conceptboard (aus Stuttgart), welche den Einsatz von Post-it auf großen „virtuellen“ Boards sehr leicht machen. Verteilte Teams können zur selben Zeit am gleichen Board ortsunabhängig arbeiten und sich abstimmen. Sind die Tools ein Ersatz für face-to-face Sessions? Nein natürlich nicht. Alle Tools sind zwar eher für digitale Prototypen und Produktentwicklung ausgelegt. Aber für die Situationen, in denen sich die Frage garnicht stellen kann, persönlich zusammen zu kommen, bieten sie eine interessante Alternative. Mural unterstützt meines Erachtens das Design Thinking Vorgehen etwas besser.

  • Tipps zur Nutzung von Remote Design Thinking Tools
  • Bedarf und Rahmenbedingungen vor Toolauswahl genau klären
  • Auswahl muss von allen Beteiligten mitgetragen werden
  • Cloud Tools brauchen keine IT-Abteilung zur Einführung sondern Training
  • die Nutzung muss in einen abgestimmten Prozess eingebettet sein
  • Anwendung der Abläufe und Tools zur Gewohnheit machen
  • Leiter/innen müssen mit gutem Beispiel vorangehen (wie immer)
  • vor allem am Anfang dranbleiben
  • viel kommunizieren, mit den passenden Tools

Kalender 2014 – Planerkalender Posterset im Großformat

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Ziele in 2014 methodisch erreichen mit dem Planerkalender und eine einfache Jahresvorbereitungs-Methode lernen:

Prioritäten, Ziele und Projekte methodisch angehen, die rasch erlernbare Methode hilft Ihnen Schritt für Schritt beim Realisieren Ihrer Vorhaben über das Jahr hinweg. Die zugrundeliegende Methodik hilft Ihnen, Ihre Ziele zu planen, den Fortschritt im Auge zu behalten und gibt Ihnen schnell Feedback über den Jahresverlauf.

Mit dem großen Format haben Sie immer den Überblick, ideal auch für Nutzer elektronischer Kalender wie Outlook und Smartphones. Die Jahresvorbereitungsmethode ergänzt alle bestehenden Zeitmanagementmethoden wie David Allen’s Getting Things Done (GTD) um eine wichtige Komponente: den Überblick und die Einordnung der vielen einzelnen Aufgaben in ihren Kontext.

Der Kalender ist sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke gedacht. Er  ist nicht vergleichbar mit reinen Wandkalendern. Nutzen Sie ihn für Ihre Führungsaufgaben wie auch für Ihre persönliche Entwicklung, z.B. für die Planung einer Weiterbildung, die Marathonvorbereitung oder die Immobiliensuche. Idealerweise hängt er an der Tür; durch seinen praktischen Zuschnitt findet er auch an bereits vollen Wänden Platz. Durch das zweigeteilte Format kann der Kalender sowohl vertikal untereinander als auch horizontal nebeneinander aufgehängt werden.

Der Reichert Planerkalender wurde seit seiner ersten Auflage 2009 schon mehrere Tausend Mal kostenlos heruntergeladen und ist bei vielen Menschen als gedrucktes Poster im Einsatz. Er erscheint für 2013 in seiner vierten Auflage.

Planerkalender Posterset – gedruckt im Großformat

Der Planerkalender mit zusätzlichem Strategie- und Projektblatt und einer kurzen Anleitung ist in einer gedruckten Papierversion verfügbar.

Was ist in der Packung?

  • Blatt 1 und 2 (Planerkalender) zeigen je ein Halbjahr, (DIN A2)
  • Blatt 3 (Strategieblatt) führt mit einer einfachen Methodik übersichtlich zur Zielfindung, (DIN A2)
  • Blatt 4 (Projektblatt) zeigt Ihre Projekte in der Übersicht, (DIN A2)
  • Mappe zum Sammeln von Notizen&Bilder der Jahresvorbereitung
  • Kurzanleitung (DIN A4)

Bestellung Posterset

Das Jahresvorbereitungsset mit dem Planerkalender 2014 kostet 15 EUR (inkl. Mehrwertsteuer) und kann hier versandkostenfrei bestellt werden (ISBN 978-3-9813939-7-2).

Download/Preview

http://www.klausreichert.de/zeitmanagement

Kurzanleitung

Realisieren Sie übers Jahr Schritt für Schritt Ihre Ziele
Der Planerkalender mit seinem Strategie- und Projektblatt gibt Ihnen den Überblick, erinnert Sie an Ihre Prioritäten und unterstützt Sie bei der Ausrichtung auf Ihre Ziele und der Realisierung von Projekten über das Jahr hinweg. Er ist sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke gedacht. Nutzen Sie ihn für Ihre Führungsaufgaben wie auch für Ihre persönliche Entwicklung, z.B. für die Planung einer Weiterbildung, die Marathonvorbereitung oder die Immobiliensuche. Idealerweise hängt er an der Tür; durch seinen praktischen Zuschnitt findet er auch an bereits vollen Wänden Platz. Durch das zweigeteilte Format kann der Kalender sowohl vertikal untereinander als auch horizontal nebeneinander aufgehängt werden. Blatt 1 und 2 beinhalten jeweils ein Halbjahr. Blatt 3 ist das Strategieblatt zur methodischen Jahresstrategieplanung. Blatt 4 zeigt alle Projekte in der Übersicht durch Nutzung von Haftnotizen (extra erhältlich).

Übersicht
Die Vorbereitung und Planung eines Jahres ist ganz einfach: nachdem Sie mit dem Strategieblatt Ihre Ziele und Projekte für das kommende Jahr definiert haben, wählen Sie Ihr Jahresmotto und tragen es neben Ihren Prioritäten und Zielen auch auf dem Kalenderblatt ein. Ordnen Sie Ziele und Projekte den jeweiligen Quartalen und später den Monaten und Wochen zu. Sie machen so eine Grobplanung. Die Tageseinträge haben Platz für kurze Notizen. Sie können dort auch Urlaubstage und Geburtstage vermerken. Jeder Tag sollte zum Abschluss mit einem Smiley oder Ampelfarbe versehen werden, Projekte und Ziele werden zum Abschluss einfach “abgehakt”, um so ein einfaches Stimmungsbild ablesen zu können. Sie sehen auf einen Blick, wie „es läuft“. Ihre Projekte schreiben Sie einzeln auf Haftnotizen und kleben diese der Priorität nach auf das Projektblatt. Kombinieren Sie die Übersicht der Großformatposter mit Ihrem Lieblings-Aufgaben-Tool wie GTD, Outlook oder Things für Einzelaufgaben.

Das Strategieblatt hat drei wichtige Funktionen

  • Sammlung von Zielen und Projekten im Brainstorming
  • Bestimmung des Jahresmottos und eines oder mehrerer Bilder als Ergebnis der Sammlung
  • Freie Dokumentation des Jahresverlaufs mit Platz für Notizen und Bilder

Vorbereitung Ihrer Jahresplanung
Hängen Sie das Strategieblatt frühzeitig auf und verschaffen sich einen Überblick über den allgemeinen Jahresverlauf.

Erste Überlegungen bereits im Spätsommer
Beginnen Sie die Vorbereitung Ihres nächsten Jahres im Spätsommer durch erste Überlegungen in angenehmer Umgebung z.B. am Bodensee mit folgenden Fragen. Sammeln Sie Ihre Antworten als Stichworte auf dem Strategieblatt.

  • „Was ist mir wichtig?“
  • „Was will ich erreichen?“
  • „Was will und was muss ich nächstes Jahr tun?“

Reflektion Ihrer Sammlung
Nutzen Sie Zeit z.B. beim Pendeln zur Arbeit oder beim Sport, um über Ihre Prioritäten, Ziele und die resultierenden Projekte nachzudenken. Sprechen Sie Ihre Überlegungen aktiv mit Ihrem Partner/Partnerin und im Falle einer beruflichen Nutzung mit Ihren Kollegen ab. Bitten Sie diese, ebenfalls ihre Planungen mit Ihnen zu besprechen.

Ziele konkret ermitteln
Im Herbst nehmen Sie sich dann mehr Zeit: zwei halbe Tage werden Sie brauchen, um zu einer konkreten Vorstellung von Ihren Prioritäten und Zielen für das nächste Jahr zu kommen. Schreiben Sie auch diese in Stichworten auf das Strategieblatt. Hilfreich sind hier auch Haftnotizen, die leicht bewegt werden können. Gehen Sie dabei besonders auf notwendige Partner und Ressourcen ein. Haben Sie keine Angst, verdichten Sie einfach das Blatt mit Ihren Ideen. Korrigieren/radieren Sie bei Bedarf, bleiben Sie in Bewegung. Denken Sie daran, erst wenn Sie es in Worte fassen können, ist etwas greifbar.

Das Jahresmotto definieren
Geben Sie Ihrem Jahr ein Motto: drei Schlagworte oder einen Satz, der genügend Aussagekraft hat und Ihre Vorhaben für Sie und andere verständlich formuliert. Schreiben Sie es auch auf das Strategieblatt.

Das Jahresmotto visualisieren
Suchen Sie passende Bilder oder zeichnen selbst etwas, um Ihre Prioritäten und Ziele grafisch deutlich zu machen. Gerade in diesem Zusammenhang ist die Aussagekraft eines Bildes sehr wichtig. Benutzen Sie diese Bilder, z.B. auch auf dem Schreibtisch, auf Ihrem iPad.

Ihre Projekte: Prioritäten und Überblick
Nutzen Sie Standardhaftnotizen 76×76 mm zum Darstellen Ihrer Projekte. Sie bleiben so beweglich und können leicht die Projektübersicht verändern. Schreiben Sie mit einem Bleistift, ideal: der Staedtler Triplus. Sie finden ein Beispiel für die passende Beschriftung auf dem Strategieblatt, insbesondere den „Fortschrittsbalken“. So behalten Sie und andere schnell den Überblick auch über den individuellen Fortschritt. Ordnen Sie die Haftnotizen nach Priorität auf dem Blatt, bleiben Sie auch hier beweglich.

Übertragen der Ergebnisse auf den Kalender
Ihr Jahresmotto, Ihre Prioritäten und Ziele sowie die daraus resultierenden Projekte tragen Sie am besten mit einem weichen Bleistift in den Planerkalender ein. Bei Änderungen (und diese werden bestimmt kommen!), können Sie so leicht Anpassungen vornehmen, also gleich einen Radiergummi bereithalten.

Vorbereiten eines Quartals
Das Quartal ist die gröbste Sichtweise auf das Jahr. Verteilen Sie Ihre Ziele und Projekte gemäß Ihren Erwartungen und Erfahrungen über die Quartale. Nutzen Sie dazu die vorhandene Textzeile.

Vorbereitung eines Monates
Nehmen Sie sich mindestens quartalsweise gleich auch die Monate vor und verteilen Sie Projekte und Aufgaben. Nutzen Sie dafür die einzelnen Textzeilen im Kalender. Machen Sie idealerweise mit einem Vorlauf von drei Monaten eine grobe Einordnung der Projekte für die folgenden Monate. Sie können so am Einfachsten abschätzen, ob die Zeit reicht.

Vorbereitung einer Woche
Definieren Sie freitags den Fokus Ihrer Tätigkeit der Folgewoche und notieren Sie ihn auf dem Kalender. Idealerweise verteilen Sie schon Schwerpunkte und Aufgaben auf einzelne Tage.

Die Aufgaben eines Tages
Nutzen Sie gerade hier auf der Detailebene Ihr Lieblings-Aufgaben-Tool wie GTD (getting things done), sei es auf Papier oder digital, Outlook für Windows oder Programme wie Things für den Mac/iPhone/iPad. Wenn Sie Papier bevorzugen, probieren Sie den Tagesplaner, den wir als Download zur Verfügung stellen, um den Fokus eines Tages und die wichtigsten Aufgaben, Telefonate und Notizen nicht aus den Augen zu verlieren und zu archivieren.

Fortwährend Einträge korrigieren, um den Überblick zu behalten
Nicht immer klappt alles wie geplant. Passen Sie Ihre Einträge den Veränderungen an. Mit dem weichen Bleistift und einem geeigneten Radiergummi klappt das am besten.

Fortschritte darstellen
Je weiter Sie mit Ihren Überlegungen fortgeschritten sind, desto weiter verteilen Sie Ihre Projekte über das Jahr und ordnen sie den jeweiligen Quartalen und Wochen zu. Verwenden Sie Pfeile über Tage und Schraffuren über Wochen hinweg, um z.B. eine Projektdauer darzustellen. Wenn Sie eine Woche oder ein Projekt abgeschlossen haben, dann nutzen Sie das Kästchen, um „abzuhaken“ und damit den Fortschritt deutlich zu dokumentieren.

Auf einen Blick ein Stimmungsbild haben
Nutzen Sie die kleinen Kreise bei jedem Tag, um durch ein Smiley den Verlauf des Tages zu bewerten. Waren Sie zufrieden mit sich, mit dem Tag, mit dem Ergebnis Ihrer Planungen, dann setzen Sie ein lächelndes Gesicht ein. Jede Zwischenform bis hin zu „enttäuscht“ ist natürlich möglich. Alternativ können Sie auch „Ampelfarben“ nutzen: z.B. malen Sie den Kreis bei einem guten Tag „grün“ aus. Sie haben so ein schnelles Stimmungsbild und sehen sofort, wie „es läuft“.

Das Fazit gibt Ihnen nochmals Gelegenheit über das Jahr nachzudenken
Schließen Sie Ihr Jahr mit einem Fazit ab. Verdeutlichen Sie auf dem Planerkalender im letzten Quartal zuerst in wenigen Worten, dann in einem kompletten Satz den Verlauf „Ihres“ Jahres. Ein gutes Fazit hilft bei der Vorbereitung des Folgejahres.

Platz für Souvenirs: die Sammelmappe
Nutzen Sie die Mappe zum Sammeln wichtiger Notizen, Souvenirs und Bilder und bauen Sie über die Jahre hinweg ein kleines Archiv auf. Legen Sie in der Mappe auch den Planerkalender sowie das Strategie- und Projektblatt zum Jahresende ab.

Feedback
Senden Sie uns Anregungen und Lob an feedback@klausreichert.de

Weitere Tipps für die Nutzung Ihres Planerkalenders:

Terminhinweis: Vortrag beim Treffen des Impulskreises Innovationsmanagement

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Beim Treffen des Impulskreises Innovationsmanagement (IKI) am Freitag, 15.04.2011, 10.00 – 16.00 Uhr an der Sozialforschungsstelle Dortmund hält Dr. Klaus Reichert einen Impulsvortrag zum Thema „Open Innovation, Cloud Computing Services und Apps für mittelständisches Innovationsmanagement“.