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keine Innovation wegen Tagesgeschäft – Lesetipp

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Sehr oft verhindert „keine Zeit, das Tagesgeschäft…“ Innovation in Unternehmen. Dieser Artikel der Harvard Business Review hilft Führungskräften auf fundamentaler Ebene:

„To Be a Great Leader, You Have to Learn How to Delegate Well – Focus on the big picture, not just the execution.“

Kalender 2014 – Planerkalender Posterset im Großformat

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Ziele in 2014 methodisch erreichen mit dem Planerkalender und eine einfache Jahresvorbereitungs-Methode lernen:

Prioritäten, Ziele und Projekte methodisch angehen, die rasch erlernbare Methode hilft Ihnen Schritt für Schritt beim Realisieren Ihrer Vorhaben über das Jahr hinweg. Die zugrundeliegende Methodik hilft Ihnen, Ihre Ziele zu planen, den Fortschritt im Auge zu behalten und gibt Ihnen schnell Feedback über den Jahresverlauf.

Mit dem großen Format haben Sie immer den Überblick, ideal auch für Nutzer elektronischer Kalender wie Outlook und Smartphones. Die Jahresvorbereitungsmethode ergänzt alle bestehenden Zeitmanagementmethoden wie David Allen’s Getting Things Done (GTD) um eine wichtige Komponente: den Überblick und die Einordnung der vielen einzelnen Aufgaben in ihren Kontext.

Der Kalender ist sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke gedacht. Er  ist nicht vergleichbar mit reinen Wandkalendern. Nutzen Sie ihn für Ihre Führungsaufgaben wie auch für Ihre persönliche Entwicklung, z.B. für die Planung einer Weiterbildung, die Marathonvorbereitung oder die Immobiliensuche. Idealerweise hängt er an der Tür; durch seinen praktischen Zuschnitt findet er auch an bereits vollen Wänden Platz. Durch das zweigeteilte Format kann der Kalender sowohl vertikal untereinander als auch horizontal nebeneinander aufgehängt werden.

Der Reichert Planerkalender wurde seit seiner ersten Auflage 2009 schon mehrere Tausend Mal kostenlos heruntergeladen und ist bei vielen Menschen als gedrucktes Poster im Einsatz. Er erscheint für 2013 in seiner vierten Auflage.

Planerkalender Posterset – gedruckt im Großformat

Der Planerkalender mit zusätzlichem Strategie- und Projektblatt und einer kurzen Anleitung ist in einer gedruckten Papierversion verfügbar.

Was ist in der Packung?

  • Blatt 1 und 2 (Planerkalender) zeigen je ein Halbjahr, (DIN A2)
  • Blatt 3 (Strategieblatt) führt mit einer einfachen Methodik übersichtlich zur Zielfindung, (DIN A2)
  • Blatt 4 (Projektblatt) zeigt Ihre Projekte in der Übersicht, (DIN A2)
  • Mappe zum Sammeln von Notizen&Bilder der Jahresvorbereitung
  • Kurzanleitung (DIN A4)

Bestellung Posterset

Das Jahresvorbereitungsset mit dem Planerkalender 2014 kostet 15 EUR (inkl. Mehrwertsteuer) und kann hier versandkostenfrei bestellt werden (ISBN 978-3-9813939-7-2).

Download/Preview

http://www.klausreichert.de/zeitmanagement

Kurzanleitung

Realisieren Sie übers Jahr Schritt für Schritt Ihre Ziele
Der Planerkalender mit seinem Strategie- und Projektblatt gibt Ihnen den Überblick, erinnert Sie an Ihre Prioritäten und unterstützt Sie bei der Ausrichtung auf Ihre Ziele und der Realisierung von Projekten über das Jahr hinweg. Er ist sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke gedacht. Nutzen Sie ihn für Ihre Führungsaufgaben wie auch für Ihre persönliche Entwicklung, z.B. für die Planung einer Weiterbildung, die Marathonvorbereitung oder die Immobiliensuche. Idealerweise hängt er an der Tür; durch seinen praktischen Zuschnitt findet er auch an bereits vollen Wänden Platz. Durch das zweigeteilte Format kann der Kalender sowohl vertikal untereinander als auch horizontal nebeneinander aufgehängt werden. Blatt 1 und 2 beinhalten jeweils ein Halbjahr. Blatt 3 ist das Strategieblatt zur methodischen Jahresstrategieplanung. Blatt 4 zeigt alle Projekte in der Übersicht durch Nutzung von Haftnotizen (extra erhältlich).

Übersicht
Die Vorbereitung und Planung eines Jahres ist ganz einfach: nachdem Sie mit dem Strategieblatt Ihre Ziele und Projekte für das kommende Jahr definiert haben, wählen Sie Ihr Jahresmotto und tragen es neben Ihren Prioritäten und Zielen auch auf dem Kalenderblatt ein. Ordnen Sie Ziele und Projekte den jeweiligen Quartalen und später den Monaten und Wochen zu. Sie machen so eine Grobplanung. Die Tageseinträge haben Platz für kurze Notizen. Sie können dort auch Urlaubstage und Geburtstage vermerken. Jeder Tag sollte zum Abschluss mit einem Smiley oder Ampelfarbe versehen werden, Projekte und Ziele werden zum Abschluss einfach “abgehakt”, um so ein einfaches Stimmungsbild ablesen zu können. Sie sehen auf einen Blick, wie „es läuft“. Ihre Projekte schreiben Sie einzeln auf Haftnotizen und kleben diese der Priorität nach auf das Projektblatt. Kombinieren Sie die Übersicht der Großformatposter mit Ihrem Lieblings-Aufgaben-Tool wie GTD, Outlook oder Things für Einzelaufgaben.

Das Strategieblatt hat drei wichtige Funktionen

  • Sammlung von Zielen und Projekten im Brainstorming
  • Bestimmung des Jahresmottos und eines oder mehrerer Bilder als Ergebnis der Sammlung
  • Freie Dokumentation des Jahresverlaufs mit Platz für Notizen und Bilder

Vorbereitung Ihrer Jahresplanung
Hängen Sie das Strategieblatt frühzeitig auf und verschaffen sich einen Überblick über den allgemeinen Jahresverlauf.

Erste Überlegungen bereits im Spätsommer
Beginnen Sie die Vorbereitung Ihres nächsten Jahres im Spätsommer durch erste Überlegungen in angenehmer Umgebung z.B. am Bodensee mit folgenden Fragen. Sammeln Sie Ihre Antworten als Stichworte auf dem Strategieblatt.

  • „Was ist mir wichtig?“
  • „Was will ich erreichen?“
  • „Was will und was muss ich nächstes Jahr tun?“

Reflektion Ihrer Sammlung
Nutzen Sie Zeit z.B. beim Pendeln zur Arbeit oder beim Sport, um über Ihre Prioritäten, Ziele und die resultierenden Projekte nachzudenken. Sprechen Sie Ihre Überlegungen aktiv mit Ihrem Partner/Partnerin und im Falle einer beruflichen Nutzung mit Ihren Kollegen ab. Bitten Sie diese, ebenfalls ihre Planungen mit Ihnen zu besprechen.

Ziele konkret ermitteln
Im Herbst nehmen Sie sich dann mehr Zeit: zwei halbe Tage werden Sie brauchen, um zu einer konkreten Vorstellung von Ihren Prioritäten und Zielen für das nächste Jahr zu kommen. Schreiben Sie auch diese in Stichworten auf das Strategieblatt. Hilfreich sind hier auch Haftnotizen, die leicht bewegt werden können. Gehen Sie dabei besonders auf notwendige Partner und Ressourcen ein. Haben Sie keine Angst, verdichten Sie einfach das Blatt mit Ihren Ideen. Korrigieren/radieren Sie bei Bedarf, bleiben Sie in Bewegung. Denken Sie daran, erst wenn Sie es in Worte fassen können, ist etwas greifbar.

Das Jahresmotto definieren
Geben Sie Ihrem Jahr ein Motto: drei Schlagworte oder einen Satz, der genügend Aussagekraft hat und Ihre Vorhaben für Sie und andere verständlich formuliert. Schreiben Sie es auch auf das Strategieblatt.

Das Jahresmotto visualisieren
Suchen Sie passende Bilder oder zeichnen selbst etwas, um Ihre Prioritäten und Ziele grafisch deutlich zu machen. Gerade in diesem Zusammenhang ist die Aussagekraft eines Bildes sehr wichtig. Benutzen Sie diese Bilder, z.B. auch auf dem Schreibtisch, auf Ihrem iPad.

Ihre Projekte: Prioritäten und Überblick
Nutzen Sie Standardhaftnotizen 76×76 mm zum Darstellen Ihrer Projekte. Sie bleiben so beweglich und können leicht die Projektübersicht verändern. Schreiben Sie mit einem Bleistift, ideal: der Staedtler Triplus. Sie finden ein Beispiel für die passende Beschriftung auf dem Strategieblatt, insbesondere den „Fortschrittsbalken“. So behalten Sie und andere schnell den Überblick auch über den individuellen Fortschritt. Ordnen Sie die Haftnotizen nach Priorität auf dem Blatt, bleiben Sie auch hier beweglich.

Übertragen der Ergebnisse auf den Kalender
Ihr Jahresmotto, Ihre Prioritäten und Ziele sowie die daraus resultierenden Projekte tragen Sie am besten mit einem weichen Bleistift in den Planerkalender ein. Bei Änderungen (und diese werden bestimmt kommen!), können Sie so leicht Anpassungen vornehmen, also gleich einen Radiergummi bereithalten.

Vorbereiten eines Quartals
Das Quartal ist die gröbste Sichtweise auf das Jahr. Verteilen Sie Ihre Ziele und Projekte gemäß Ihren Erwartungen und Erfahrungen über die Quartale. Nutzen Sie dazu die vorhandene Textzeile.

Vorbereitung eines Monates
Nehmen Sie sich mindestens quartalsweise gleich auch die Monate vor und verteilen Sie Projekte und Aufgaben. Nutzen Sie dafür die einzelnen Textzeilen im Kalender. Machen Sie idealerweise mit einem Vorlauf von drei Monaten eine grobe Einordnung der Projekte für die folgenden Monate. Sie können so am Einfachsten abschätzen, ob die Zeit reicht.

Vorbereitung einer Woche
Definieren Sie freitags den Fokus Ihrer Tätigkeit der Folgewoche und notieren Sie ihn auf dem Kalender. Idealerweise verteilen Sie schon Schwerpunkte und Aufgaben auf einzelne Tage.

Die Aufgaben eines Tages
Nutzen Sie gerade hier auf der Detailebene Ihr Lieblings-Aufgaben-Tool wie GTD (getting things done), sei es auf Papier oder digital, Outlook für Windows oder Programme wie Things für den Mac/iPhone/iPad. Wenn Sie Papier bevorzugen, probieren Sie den Tagesplaner, den wir als Download zur Verfügung stellen, um den Fokus eines Tages und die wichtigsten Aufgaben, Telefonate und Notizen nicht aus den Augen zu verlieren und zu archivieren.

Fortwährend Einträge korrigieren, um den Überblick zu behalten
Nicht immer klappt alles wie geplant. Passen Sie Ihre Einträge den Veränderungen an. Mit dem weichen Bleistift und einem geeigneten Radiergummi klappt das am besten.

Fortschritte darstellen
Je weiter Sie mit Ihren Überlegungen fortgeschritten sind, desto weiter verteilen Sie Ihre Projekte über das Jahr und ordnen sie den jeweiligen Quartalen und Wochen zu. Verwenden Sie Pfeile über Tage und Schraffuren über Wochen hinweg, um z.B. eine Projektdauer darzustellen. Wenn Sie eine Woche oder ein Projekt abgeschlossen haben, dann nutzen Sie das Kästchen, um „abzuhaken“ und damit den Fortschritt deutlich zu dokumentieren.

Auf einen Blick ein Stimmungsbild haben
Nutzen Sie die kleinen Kreise bei jedem Tag, um durch ein Smiley den Verlauf des Tages zu bewerten. Waren Sie zufrieden mit sich, mit dem Tag, mit dem Ergebnis Ihrer Planungen, dann setzen Sie ein lächelndes Gesicht ein. Jede Zwischenform bis hin zu „enttäuscht“ ist natürlich möglich. Alternativ können Sie auch „Ampelfarben“ nutzen: z.B. malen Sie den Kreis bei einem guten Tag „grün“ aus. Sie haben so ein schnelles Stimmungsbild und sehen sofort, wie „es läuft“.

Das Fazit gibt Ihnen nochmals Gelegenheit über das Jahr nachzudenken
Schließen Sie Ihr Jahr mit einem Fazit ab. Verdeutlichen Sie auf dem Planerkalender im letzten Quartal zuerst in wenigen Worten, dann in einem kompletten Satz den Verlauf „Ihres“ Jahres. Ein gutes Fazit hilft bei der Vorbereitung des Folgejahres.

Platz für Souvenirs: die Sammelmappe
Nutzen Sie die Mappe zum Sammeln wichtiger Notizen, Souvenirs und Bilder und bauen Sie über die Jahre hinweg ein kleines Archiv auf. Legen Sie in der Mappe auch den Planerkalender sowie das Strategie- und Projektblatt zum Jahresende ab.

Feedback
Senden Sie uns Anregungen und Lob an feedback@klausreichert.de

Weitere Tipps für die Nutzung Ihres Planerkalenders:

Terminhnweis: Zeitmanagement Workshop bei der IHK Bodensee

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Am 12. Mai 2011 sind wir mit unserem Workshop „Strategien zum Zeitmanagement“ beim IHK Ausbildertag in Weingarten mit dabei.

Ganz im Sinne des IHK Jahresthemas 2011 „gemeinsam für Fachkräfte – bilden, beschäftigen, integrieren“ veranstaltet die IHK Bodensee-Oberschwaben den diesjährigen Ausbildertag zum Thema „Qualität in der betrieblichen Berufsausbildung“ denn insbesondere eine nachhaltige, qualitätsentwickelnde und qualitätssichernde Berufsausbildung ist ein guter Weg, sich dem drohenden Fachkräftemangel entgegen zu stellen.

Mit unserem Planerkalender werden wir eine pragmatische Methode der Zeitplanung vorstellen, die bereits vielfach angewendet wird. In einer Mischung aus Theorie und Praxis wird der Workshop die wichtigen Grundlagen der Zeitplanung ansprechen. Wichtige Bestandteile werden sein: Entscheidungen treffen, „Ich und meine Umwelt“ – Anforderungen und echte Prioritäten, Überblick über bekannte Methoden, Tipps zur Nutzung von Werkzeugen für Zeitplanung, Organisation und Kommunikation.

Der Hauptvortrag kommt von Prof. Dr. Georg Spöttl von der Universität Bremen zum Thema „Qualitätsentwicklung und -sicherung in der betrieblichen Berufsausbildung“. Das Thema Zeitmanagement ist Teil unserer Innovationsseminare am Bodensee.

Weitere Informationen unter http://www.weingarten.ihk.de mit der Dokument Nr. 93241 Anmeldung über PDF.

GTD mal anders erläutert sowie eine Kurzvorstellung von Mindmeister Online Mindmaps

David Allen’s „Getting Things Done“ GTD als einfache Methode des Selbstmanagement beschäftigt mich schon seit langem. In einem früheren Post habe ich die Methode kurz erläutert. Eine ganz andere Darstellung hat Sara Bocaneanu gewählt: eine Mindmap. Vielen wird diese Form der „Denkhilfe“ nicht neu sein. Wird Mindmapping doch von vielen als Kreativitätstechnik benutzt, um erstmal Ideen frei fließen zu lassen und dann im Anschluss zu sortieren und priorisieren.

Bewährte Mittel sind dabei Papier&Stift, Metaplanwände&Karten, sowie computerbasierte Tools. Mir sind letztere lieber, ist man alleine oder zu zweit unschlagbar schnell und kann man damit auch in einer Gruppe mit einem Beamer sehr schnell zu Ergebnissen kommen.
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Einfach und Effizient: Zeitmanagement mit Getting Things Done

„Getting Things Done“ (GTD) – Unsinn, Hexenwerk oder tatsächlich eine einfache Methode, dem Chaos im Kopf und dem auf dem Schreibtisch Herr zu werden? GTD ist eine von David Allen entwickelte Selbstmanagement-Methode. Es basiert auf dem einfachen Prinzip, sich anstehenden Aufgaben in einem Verwaltungssystem zu notieren und somit den Kopf frei zu haben für Wichtigeres. Diese Selbstmanagement-Methode soll effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen.

Der amerikanische Coach und Schriftsteller David Allen ist der Erfinder der Time Management-Methode „Getting Things Done“ (GTD). Damit hat er zwar das Rad nicht neu erfunden, aber auf Basis von zwei einfachen und einleuchtenden Grundsätzen ein leicht nachzuvollziehendes System entwickelt, dass es Vielbeschäftigten ermöglicht, nicht den Überblick über anstehende Aufgaben zu verlieren.

Die GTD-Grundsätze lauten: Weiterlesen