Birthe Lindenthal von OpenProject über agiles Projektmanagement mit Open Source

In dieser Episode des Smart Innovation Podcast ist Birthe Lindenthal meine Gesprächspartnerin. Wir unterhalten uns über unterschiedlichen Möglichkeiten des Projektmanagement, das viele Formen und Herausforderungen hat. Und wir gehen auf das “Betriebssystem des Unternehmens” ein.

Birthe Lindenthal
(c) Birthe Lindenthal

Das remote Unternehmen OpenProject nutzt OpenProject Projektmanagement um die OpenProject Software als Dienst, gemeinsam mit der großen internationalen OpenProject Community, weiter zu entwickeln. Erscheint etwas meta? Es ist vor allem ein Zeichen dafür, mit welchem Commitment die Mitwirkenden bei der Sache sind, finde ich.

Das Gespräch mit Birthe Lindenthal vom OpenSource Projektmanagement Tool “OpenProject” ist zwei Dinge in einem. Einerseits geht es darum, OpenProject besser kennen zu lernen. Wer jedoch genau hinhört, entdeckt eine weitere Dimension, die häufig vergessen wird in der Diskussion bei Auswahl eines Projekttools: die Einbettung in die Organisation. Es braucht die Ergänzung durch organisatorische Maßnahmen, die in enger Verbindung mit der Software zu einem “Betriebssystem des Unternehmens” führen, um schlußendlich echten Nutzen zu bringen.

Manche Vorhaben erfordern klassische Vorgehensweisen, andere einen agilen Ansatz – dies meist in ein und demselben Unternehmen. Das passende Projektmanagement Tool zu finden ist bei der Vielzahl an Anwendungen eine Herausforderung. Für alle, die auch großen Wert auf besondere Features wie Kosten/Zeiten sowie Multiprojektmanagement legen, bleibt die Anzahl an Tools zwar groß, die Auswahl wird aber einfacher, gerade wenn Privacy & Open Source wichtige Aspekte der Auswahl sind. 

Birthe Lindenthal ist verantwortlich für Community & Marketing bei OpenProject. 

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Transkript

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unv. #00:13:56-9#

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Klaus Reichert: Mein Gast heute ist Birthe Lindenthal, sie ist verantwortlich für Community und Marketing bei Open Project. Willkommen Birthe, hallo, schön, dass du dabei bist.

Birthe Lindenthal: Hallo Klaus, ja, ich freue mich auch sehr. Vielen Dank für die Einladung, vielen Dank, dass ich dabei sein darf.

Klaus Reichert: Birthe, bevor du bei Open Project angefangen hast, warst du Consultant in einer internationalen Unternehmensberatung, du warst in großen Projekten unterwegs, du kennst dich wirklich aus im Thema Projektmanagement. Was war denn so dein bestes und was war denn vielleicht so dein schrägstes Projekterlebnis damals?

Birthe Lindenthal: Genau, ich habe sehr viele internationale Projektteams mit begleitet und war dort auch immer in so einer koordinativen Rolle tätig, habe auch viele Projektmanagementtätigkeiten übernommen, auch PMO und habe da natürlich dann viel erlebt und viel, was ich jetzt auch in meiner Arbeit bei Open Project mit einbringen kann. Ein, ja, schrägstes Erlebnis was wahrscheinlich, das geht auch so ein bisschen auf die Projektmanagementmethodologie hin, dass ein Projekt, an dem ich gearbeitet hatte, sehr, sehr detailliert geplant wurde, umfangreich aufgesetzt war, große Projektteams dabei waren und dann, ja, eben irgendwie Projektphasen gestartet sind, ganz klassische nach Wasserfall. Und dann war es so, dass wir dann in die Projektumsetzung gekommen sind, dann irgendwann ist man dann, ja, beim Testen, bei Qualitätssicherung und möchte das Ganze dann freigeben und dann merkt man auf einmal, das ganze Marktumfeld hat sich eigentlich schon wieder verändert. Das war noch so, bevor eigentlich diese agilen Methoden immer populärer wurden. Das war schon sehr frustrierend, dass doch auch viel, ja, so eigentlich für die Tonne gearbeitet wurde. Das Sachen produziert wurden, die dann eigentlich hinterher gar nicht wirklich von Nutzen waren. Das war vielleicht so das, was ich als Negativbeispiel mitgenommen habe. Die andere Frage war, glaube ich, was positiv war, oder?

Klaus Reichert: Ja, was war denn so vielleicht dein bestes Projekterlebnis oder ein sehr gutes?

Birthe Lindenthal: Ein positives Projekterlebnis war, das war in Finnland, wo eigentlich eine andere Mentalität herrscht und dort wird im Projektteam sehr viel kollaborativ entschieden. Also ich war das aus anderen Projekten bislang nicht gewöhnt, da wurde eigentlich viel top-down entschieden. Und auf einmal, in diesem finnischen Projekt saß man dann wirklich lange in Diskussionsrunden mit dem gesamten Projektteam und dann musst wirklich jeder eigentlich mit an Bord geholt werden, um eine Entscheidung zu treffen. Und ich glaube, dass das auch mittlerweile in moderneren Projektorganisationen eigentlich Einzug gefunden hat, dass so mehr so ein kollorativer Ansatz entstanden ist und nicht einfach nur top-down irgendwas angeordnet wird.

Klaus Reichert: Sozusagen die Intelligenz im Unternehmen tatsächlich auch einsetzen und nicht nur ignorieren?

Birthe Lindenthal: Ja, genau.

Klaus Reichert: Du hast jetzt grade auch so Stichworte gebracht wie PMO, da sollten wir gleich noch später vielleicht drauf eingehen. Was ich mich aber noch vorher gefragt habe oder was wir vielleicht kurz ansprechen sollten, ist, warum muss man überhaupt Projektmanagement machen? Ich weiß, ist jetzt eine blöde Frage, ja, aber warum wurschtelt nicht einfach jeder so vor sich hin und irgendwie redet man halt ab und zu und dann kommt am Ende irgendwas bei raus? Vielleicht deswegen?

Birthe Lindenthal: Wahrscheinlich, das machen auch wahrscheinlich sehr, sehr viele, dann kommt am Ende irgendwas bei raus. Ziel ist es ja, dass man ein klares Ziel definiert und darauf hinarbeitet und das eben auch ein Projektteam auch ein Verständnis davon hat, was erreicht werden soll. Und dafür müssen eben auch bestimmte Vorgänge erfasst werden und Sachen dokumentiert werden. Das funktioniert bei den einen gut, bei den anderen weniger gut. Aber ein Projektmanagement ist einfach für die ganze Steuerung und so, ja, für die Koordination des Projektes, also es wäre halt nicht möglich, wenn dann jeder wahllos drauf los arbeitet, der eine geht in die Richtung, der andere geht in die andere Richtung. Und das ganze Projektmanagement gibt eben diesem Thema einen Rahmen und koordiniert und steuert das, ja und kann auch eben nachbessern, wenn es mal nicht so richtig gut läuft.

Klaus Reichert: Also das ist schon einfach auch dieses, wir arbeiten zusammen, wir wissen, was wir tun, worauf wir hinarbeiten, was die Ziele sind, was die einzelnen Inhalte und s weiter, die Rahmenbedingungen sind, die werden da festgelegt. Jetzt gibt es da so viele Vorgehensweisen im Projektmanagement, ne. Also baue ich, was weiß ich, eine Raketenplattform oder sowas, dann muss ich schon eins nach dem anderen machen. Auch bei einem Gebäude baut man sinnvollerweise erst mal das Fundament, bevor man dann das Dach irgendwie da hinsetzt. Aber es gibt ja viele Vorgehensweisen, wir haben so eine klassische Projektlogik, wir haben agile Projekte, gibt es noch sicher viele Abstufungen. Wie siehst du das denn, wie erlebst du denn da so auch die Veränderungen?

Birthe Lindenthal: Ich bin ja ein großer Fan von Open Project, deswegen möchte ich das an dem Beispiel mal so ein bisschen erläutern. Ich glaube, es gibt da häufig kein schwarz und weiß. Also ich glaube, das beide oder grundsätzliche Unterschiede, also klassisches Projektmanagement nach Wasserfall, als auch das agile Projektmanagement, das beide Daseinsberechtigungen haben. Also sehr, sage ich mal, planbare Projekte, wo ich halt klare Ziele habe, klare deliverables habe, einen klaren Projektstrukturplan, die können und müssen wahrscheinlich auch zum Teil sehr traditionell und klassisch organisiert werden. Wie du halt sagst, irgendwie ein großes Maschinenbauprojekt oder ein Auto, da gibt es halt fixe Abläufe, die einem bestimmten Prozessplan folgen und deliverables und Meilensteine, die da nacheinander folgen. Da gibt es jetzt wahrscheinlich innerhalb des Projektes nicht so viel Spielraum, oder wenn ich ein Haus baue, dann kann halt der Dachdecker auch nicht kommen, bevor der Dachstuhl steht, wenn er grade Zeit hat. Auf der anderen Seite gibt es halt viele Themen, die halt sehr viel Unsicherheit ausgesetzt sind, Komplexität mit sich bringen. Vielleicht auch in einem sehr dynamischen Umfeld sind, das ist grade insbesondere bei, ja, Innovationen Themen oder sind nah am, sage ich mal, aktuellen Stand der Forschung und Wissenschaft orientieren oder auch bei Software-Entwicklung der Fall, da muss man halt sehr flexibel und sehr agil agieren. Also da ändern sich die Anforderungen ständig, da ist der Markt irgendwie, in einem halben Jahr sieht der wieder ganz anders aus. Und dort muss ich eben auf das Umfeld und auf die Bedürfnisse meiner Kunden und, ja, auf gewisse Geschehnisse halt flexibel eingehen und adaptieren und immer wieder nachbessern und lernen und sehr, sehr iterativ eben in diesen agilen Vorgehensmodell vorgehen. Deswegen sehe ich so also Vorteile in beiden Modellen. Und was Open Project ja auszeichnet, ist, dass wir ja ein hybrides Modell anbieten, also sowohl das ganz klassische traditionelle Planen nach Wasserfall, nach bestimmten Phasen und Meilensteinen dann vorgehen, als auch dann Teams, die sich vielleicht auch innerhalb eines klassischen Projekts agil organisieren möchten. Also vielleicht ist es ein Teilprojekt, was dann irgendwie eine Software baut, die dann irgendwie nach SCRAM oder nach Kanban ganz agil agiert. Also grade diese Kombination aus beiden sehe ich von Vorteil.

Klaus Reichert: Es ist nicht immer ein entweder oder, selbst wenn ich ein großes Webprojekt zum Beispiel mache, wo ich keine physischen Produkte am Ende habe, kann es sinnvoll sein, dass ich erst mal einen großen Rahmen setze, bevor ich dann in das agile Vorgehen eben reinkomme.

Birthe Lindenthal: Genau oder selbst innerhalb von Entwicklungsprojekten. Also wir nutzen ja unsere Software selber, um die Software weiterzuentwickeln. Da gibt es dann immer wieder auch Themen, die dann doch nochmal klassisch geplant werden, weil es bestimmte Meilensteine gibt, die sich nicht schieben lassen. Und dann kann aber das Entwicklungsteam zum Beispiel in bestimmten Rahmen dann auch agil irgendwie Screens entwickeln und Teile releasen, ja.

Klaus Reichert: Jetzt gibt es da eben diese verschiedenen Methodiken, die ich anwenden könnte. Manche sind vielleicht schon einfach das Agile komplett gewöhnt, weil sie sich im Software-Umfeld bewegen, andere sind jetzt komplett im Klassischen drin, würden aber vielleicht gerne sich da verändern, wollen, wie du schon gesagt hast, sich vielleicht schneller orientieren können im Laufe eines Projektes. Die müssen da ja was lernen, die brauchen so ein Umstieg in gewisser Weise. Da hilft sicher auf der einen Seite erst mal das Tool, aber sicher auch eine Vorgehensweise, die man da dann trainiert. Hast du da vielleicht ein, zwei Tipps, wie man sowas dann vielleicht angeht, wo man damit starten kann, wenn man umdenken möchte im Projektmanagement?

Birthe Lindenthal: Wir beschränken uns ja nicht auf eine Projektmanagementmethodologie und auch nicht auf einen Ansatz, also das Tool ist ja sehr, sehr flexibel, deswegen wir da tatsächlich relativ wenig vor und bieten sehr, sehr viele Freiheiten. Wir ermuntern immer wieder und haben dann ja auch im Rahmen von so Einführungs-Workshops oder Trainings Kunden, die dann halt auch neue Funktionen kennenlernen möchten. Also die, die bislang halt nur die klassischen Module eingesetzt haben, denen zeigen wir dann immer auch, wie sie quasi auf der gleichen Datenbasis eben auch mit dann agilen Funktionen, zum Beispiel mit den Boards arbeiten können. Und auf der anderen Seite auch Projekte, die ganz klein starten, vielleicht erst mal irgendwie eine Excel-Liste hatten, dann anfangen, ihre Aufgaben ins Tool zu übernehmen und wirklich eher vielleicht noch chaotisch unterwegs sind, denen geben wir dann auch Möglichkeiten, halt zu lernen, wie sie klassisch einen Projektplan aufsetzen und einen Projektstrukturplan, dann Phasen runter brechen, dort die Aufgaben zuordnen, Meilensteine haben. Genau, also wir haben jetzt in dem Sinne kein Projektmanagementhandbuch, was wir Nutzern an die Hand geben und sagen: “So musst du jetzt Projektmanagement machen, so funktioniert das.” Sondern ist eher so, dass wir einen Rahmen setzen, das Tool bieten, dieses aber auch viele Möglichkeiten und Flexibilitäten hat. Also es gibt tatsächlich auch Leute, die dann darüber hinaus einfach, sage ich mal, Linienorganisation mit der Software machen. Also das ist jetzt gar nicht klassisches Projektmanagement, sondern einfach tägliches Aufgabenmanagement, würde ich jetzt mal sagen, ja.

Klaus Reichert: Das ist ja das Spannende, das eben grade in Open Project so viele verschiedene Möglichkeiten drin sind. Da würde man manchmal grade denken, dass das vielleicht dann das Tool schlechter macht, ja, aber auf der anderen Seite ist es so eben nicht, weil ich mich je nach vielleicht auch Zustand, eben die richtige Ansicht, das richtige Vorgehen für mich dann auswählen kann und nicht auf eins fixiert bin.

Birthe Lindenthal: Richtig, genau. Also wir empfehlen auch grade neuen Nutzern immer, mit einem möglichst kleinen Funktionsumfang zu starten. Und wir sind wirklich eine sehr umfangreiche Software. Also wir sagen, man kann wirklich von der ersten Projektidee bis zur Umsetzung und Dokumentation die Projekte darüber abwickeln, hat dadurch keinerlei Systembrüche, aber es bietet auch natürlich dann, grade für die ungeübten Nutzer, eine Menge Komplexität. Also man kann sehr viel einrichten, sehr viel konfigurieren und deswegen ist es immer besser, mit einem kleinen Funktionsumfang zu starten, erst mal, wie gesagt, irgendwie Aufgaben anzulegen, die zuzuweisen, einen Projektplan anzulegen und dann sukzessive in die Tiefen einzusteigen und zu entdecken, was kann ich denn eigentlich noch machen. Und das Ganze funktioniert eben auch nur, wenn das Team mit dabei ist, also wenn das Team den Mehrwert erkennt, was diese Software eigentlich bieten kann.

Klaus Reichert: So, jetzt haben wir natürlich schon viel erzählt, wir haben vielleicht versäumt zu sagen, was Open Project genau ist. Wenn du es kurz erläutern müsstest, was ist Open Project?

Birthe Lindenthal: Genau, ein bisschen habe ich es jetzt schon erzählt, also Open Project ist eine open-Source-Projektmanagement-Software. Und dabei ist mir immer persönlich dieses Thema open Source sehr, sehr wichtig, weil, Projektmanagement-Software gibt es wirklich wie Sand am Meer. Also über, sage ich mal, große Alternativen wie Jira, wie MS-Project, wo man auch sehr detailliert planen und unv. #00:13:56-9# kann. Über dann ganz leichtgewichtige Tools wie Trello, wie Asana, ja, die Liste lässt sich unendlich fortsetzen, also unv. #00:14:06-1# auch deutsche Anbieter. Ja, was uns dann wirklich besonders macht, ist dieser Ansatz, dass es eine open-Source-Software ist. Also sie ist frei verfügbar auf GitHub gehoostet und man kann darüber eben, wie schon gesagt, Projekte vom Anfang bis zum Ende steuern und koordinieren, und das eben mit diesem hybriden Ansatz, sowohl klassische Projekte als auch agile Projekte. Und vernetzt dadurch ja Teams weltweit. Also jetzt grade durch den neuen Trend des mobilen Arbeitens wird natürlich da auch eine Tool-Unterstützung gebraucht. Da setzt Open Project an, Teams zu vernetzen.

Klaus Reichert: Du hast es grade schon angesprochen, Projektmanagement-Tools gibt es wirklich viele. Jeder hat so seine eigenen Vorlieben da an der Stelle, verschiedenen Ansichten auch zu diesen Themen. Da habe ich sehr, sehr häufig Diskussionen, man hat dann auch den Eindruck, dass das auch eine teilweise sehr emotional geführte Diskussion ist. Also das finde ich immer wieder spannend, da wird gar nicht so sehr drüber nachgedacht, was eigentlich das Richtige für einen grade ist und man versucht auch gar nicht herauszufinden erst mal, was man wirklich braucht, sondern man weiß einfach schon X ist das Beste. Also das sind dann sehr schnell sehr spannende Gespräche. Jetzt hast du gesagt, open Source ist so etwas, was euch besonders macht. Ich finde, ad hoc fallen mir so ein, zwei Sachen ein, die ich auch noch besonders finde, neben denen, die du schon erwähnt hast. Also ich kann tatsächlich ja auch mit Budgets arbeiten, ja, das ist hinterlegt. Ich kriege da einen Überblick über das Einzelprojekt, aber ich habe auch einen Multiprojektmanagement, weil ich nämlich das Ganze wieder zusammenbringen kann über verschiedene Projekte hin. Das finde ich einen riesen Vorteil, das können gar nicht so viele. Also wenn man jetzt PMO ist, freut man sich natürlich sehr auch über solche Dinge. Und was ich in dem Zusammenhang auch echt spannend finde, ist, wie nah ihr natürlich am Kunden seid. Das heißt, wenn es neue Feature-Wünsche gibt und ihr habt ja auch zum Teil sehr große Kunden, dann könnt ihr die ja auch einbauen.

Birthe Lindenthal: Du warst jetzt direkt schon oder bist schon direkt in die Funktionen eingestiegen. Vielleicht zusätzlich noch oder vorab als Ergänzung zu dem Thema open Source, was uns vielleicht noch, ja, differenziert zu anderen Anbietern, also das Thema open Source, das geht für mich auch ganz klar Hand in Hand mit freier Software, weil, nicht jeden open-Source-Software ist auch eine freie Software. Und wir sind tatsächlich so, dass wir diese Prinzipien der freien Software verfolgen. Also die Software soll frei nutzbar sein, sie soll einsehbar sein, also studierbar sein, der Source-Code, sie ist veränderbar und man kann sie auch verteilen. Also das sind ja so diese Prinzipien von Richard Stallmann, also für die freie Software und die verfolgen wir auch und da stehen wir auch im Team ganz stark dahinter. Und dann noch das Thema Datenschutz und Sicherheit. Da möchte ich gar nicht zu sehr drauf eingehen, aber auch das ist was, was uns als Organisation sehr am Herzen liegt und wo wir einen großen Schwerpunkt drauf legen bei der Entwicklung. Und es ist ja auch darüber noch vielleicht dann der letzte Punkt zu dem Punkt, bevor wir dann in die Funktionen einsteigen, ein großer Unterschied ist noch, dass es selbstverwaltet werden kann. Also es ist nicht nur in einer Cloud nutzbar, sondern auch als Unternehmen, und grade große Organisationen, für die ist das sehr wichtig, dass sie die Software selber herunterladen können und dann selber in ihren eigenen Rechenzentrum oder irgendwo auf einem Server selber betreiben können.

Klaus Reichert: Finde ich einen ganz, ganz wichtigen Faktor. Open Source balted ja so durchaus auch diese Software-Welt in gewisser Weise, ne. Du findest Menschen, die sind vollauf begeistert davon, die sehen dann am Ende vielleicht sogar nur Vorteile und so weiter und dann gibt es ganz andere, die sagen, ah, das ist doch und was weiß ich noch so alles. Und ich glaube aber, das steht und fällt tatsächlich mit den Leuten und der Community, die das Ganze vorantreibt. Und da gibt es dann sicher auch schlechte Beispiele, aber wenn man es bei euch anschaut, ihr seid ein sehr lebendiges Unternehmen, ihr seid seit Jahrzehnten schon an dem Thema dran.

Birthe Lindenthal: Ja, mit großer Leidenschaft.

Klaus Reichert: Mit großer Leidenschaft und Einsatz, ja und Energie und Kreativität, das muss man tatsächlich ja auch so sagen, das geschieht nicht einfach so nebenher. Und das sichert natürlich auch zu, dass man da sehr, sehr moderne Software hat. Und auch übrigens eine gute Usability hat, was ja vielen open-Source-Programmen ja nachgesagt wird, dass die das nicht haben. Das ist aber bei euch eben anders.

Birthe Lindenthal: Ja, genau, grade das Thema Usability hat bei uns jetzt in den letzten Jahren an Schwerpunkt gewonnen. Wir haben ja im letzten Jahr, haben wir direkt zwei UX-Designer eingestellt, die auch sehr, sehr viel zu tun haben. Aber jetzt dieses Jahr steht auch unter den Zügen der Usability-Verbesserung nochmal. Also das wir nochmal einen Schwerpunkt darauf legen möchten, auch bestimmte Vorgänge noch intuitiver und noch einfacher zu gestalten, weil das einfach auch entscheidend dafür ist, ob eine Software gut genutzt wird und ob es Spaß macht, mit einer Software zu arbeiten.

Klaus Reichert: Da bin ich voll bei dir. Das ist ja auch so, du musst ja irgendwie das Gefühl haben, dass jetzt die Software auf allen Bildschirmen auch das erfüllt, was du grade angesprochen hast, ja, das ist ja nicht nur auf den großen Bildschirmen, sondern das muss auch auf einem Tablet oder auf einem Smartphone funktionieren.

Birthe Lindenthal: Genau, ja. Also bei uns ist es so, wir haben jetzt ganz stark den Ansatz verfolgt, dass wir nicht noch eine separate App anbieten. Einfach, weil wir das vom Entwicklungsaufwand momentan nicht priorisieren möchten. Aber wir sind natürlich responsiv, das heißt, Open Project ist auf allen Bildschirmgrößen voll einsetzbar. Also auch wirklich auf einem Smartphone, dann entsprechend die Ansicht angepasst, richtig. Ja, weil man einfach mittlerweile auch im Zug oder wo man dann sich grade befindet, eben auch die Updates haben möchte und natürlich weiterarbeiten möchte, richtig.

Klaus Reichert: Jetzt hast du es angesprochen, ihr habt jetzt neue Mitarbeitende eingestellt. Lass uns doch mal kurz drauf eingehen, wie ihr arbeitet, wie ihr damit arbeitet? Wie läuft das den so ab, eure Entwicklungstätigkeit? Was ist denn vielleicht so ein normaler Alltag, sitzt ihr alle zusammen zum Beispiel?

Birthe Lindenthal: Ein großes Thema bei uns ist eben das verteilte Arbeiten. Und das war auch vor Corona tatsächlich bei uns schon so. Wir haben auch ein Office in Berlin, also wir bieten es an, dass die Leute, die möchten, auch in Berlin arbeiten, aber der Großteil des Teams ist tatsächlich auch über Kontinent hinweg verteilt. Dafür nutzen wir dann, wie schon gesagt, Open Project auch selber, um unsere Arbeit zu koordinieren, und wir haben dann auch verschiedene Projekte angelegt. Auch das Hauptentwicklungsprojekt für die Software ist auch öffentlich einsehbar, das ist auf der Community-Plattform, wo man dann sieht, welche Epics, welche Features, welche bugs grade entwickelt werden oder gefixt werden. Und da ist dann hauptsächlich das Entwicklungsteam dran, die Themen entsprechend, also das Team arbeitet in dem Fall dann sehr agil, zu planen und zu schätzen und zu priorisieren und dann eben den nächsten Release, die nächste Version dann zuzuordnen, genau und dann zu entwickeln und zu testen. Auch das Testen und die Dokumentation läuft in Open Project, das uptracking läuft in Open Project und dann das ganze Verwalten von den Aufgaben. Und alle anderen Teams haben dort dann eben auch entsprechend Zugriff und sehen, wo wir grade stehen. Wir nutzen auch Projektpläne, also die Gantt Charts. Man kann ja dann darüber auch eine Planung machen. Grade wenn wir vom Kunden gesponserte Funktionen haben, möchten die natürlich auch sehen, wann geht denn eigentlich meine Funktion live? Das heißt, da gibt es dann auch, ja, eine Zeitplanung. Dann die Boards, nutzen wir auch sehr intensiv, um halt uns im Team zu organisieren. Jetzt bei uns im Marketingteam arbeiten wir da sehr agil, also wirklich eigentlich nach Kanban, nutzen da die Boards. Das heißt, dann sieht auch jeder, wenn eine Mitarbeiterin von mir in Südafrika sitzt, jeder quasi grade, wo er grade dran arbeitet, wo er steht, was die Prioritäten sind, man kann darüber direkt Fragen klären. Genau, das ist alles eben dort dokumentiert.

Klaus Reichert: Wie ergänzt ihr das jetzt im Unternehmen durch, ich sage mal, durch virtuelle Präsenztermine, was macht ihr denn da noch?

Birthe Lindenthal: Jetzt muss ich mal ganz kurz überlegen, wie ich das erkläre. Wir haben vor einigen Jahren ein Vorgehensmodell eingeführt, das nennt sich Stale-up und da gibt es eine sehr klare Methode, ja, die wir einsetzen im Unternehmen. Also es besteht darin, dass es dann innerhalb der Teams dialys, als tägliche persönliche, also virtuelle Abstimmungstermine gibt. Die sind dann sehr, sehr kurz, eigentlich so nach einem klassischen stand-up. Also woran arbeite ich grade, was sind meine Kernprioritäten, benötige ich irgendwo Hilfe? Das funktioniert dann täglich, einfach eine ganz kurze Abstimmungsrunde in den einzelnen Teams. Und dann haben wir wöchentliche Termine dann mit der ganzen Organisation, in der wir dann unsere Quartalsziele besprechen, auch KPIs besprechen, die wir auch übrigens in Open Project erfassen. Also wir arbeiten nach OKR, Objectives and Key Results und haben dort auch Open Project im Einsatz, um diese Objectives zu dokumentieren, nach zu verfolgen und die Key Results runter zu brechen, genau und besprechen die dann einmal wöchentlich mit dem kompletten Team. Und dann eben haben wir eine jährliche Planung, eine Quartalsplanung. Und dann, also gibt es halt viele, wir haben einen Chat, also da nutzen wir auch ein open-Source-Tool, dann haben wir natürlich Web-Meetings. Da haben wir zum Beispiel Big Blue Button im Einsatz. Da haben wir jetzt neuerdings auch ein, ja, so ein Metaworse, wo man sich treffen kann und mal einen Kaffee zusammen trinken kann. Das hatten wir auch ganz nett für die Weihnachtsfeier eingesetzt, das nennt sich Gahther.town. Einfach, um mit so einem Abata rumzulaufen, mal hallo zusagen, wenn man irgendwie so einfach mal Teamkontakt haben möchte, genau, also da sind wir im regen Austausch. Und dann versuchen wir immer, uns mindestens einmal im Jahr auch persönlich mit dem Team zu treffen.

Klaus Reichert: Und ihr da ja schon sehr interessiert daran, dass Menschen zusammenkommen. Du hast grade schon gesagt, man trifft sich dann persönlich, meinst natürlich virtuell.

Birthe Lindenthal: Ich meine virtuell.

Klaus Reichert: Und was ich heute wieder gemerkt habe, das ist, das Persönlich ist eigentlich nicht mehr die Bezeichnung für, man trifft sich wirklich physisch, ja, sondern persönlich ist eigentlich, ich habe die Zeit dazu, tatsächlich mit dem anderen zusammenzukommen und vielleicht auch etwas zu besprechen, was nicht nur Business ist. Ja, aber es ist eigentlich egal, wie man dann zusammenkommt. Das war für mich so eine Art neue Definition von dem Ding.

Birthe Lindenthal: Ja. Ja, es ist ja auch toll zu erleben, dass halt jetzt ganz andere Möglichkeiten entstehen. Also viele, ich kriege das immer mehr mit, viele Leute ziehen jetzt dahin, wo sie gerne leben möchten. Und die Tools sind halt einfach da, um wirklich trotzdem vernetzt zu bleiben und zusammenzuarbeiten. Also grade wir jetzt weniger, da gibt es unendlich viele Möglichkeiten und, ja, man muss es nur nutzen.

Klaus Reichert: Aber was man jetzt eigentlich auch sagen kann, ist, ihr habt nicht nur, dass ihr eure Software mit eurer Software selbst weiterentwickelt, sondern ihr habt euch auch Gedanken gemacht, wie ihr die Software in euer tatsächliches Arbeiten auch in integriert. Also das heißt, da gibt es darüber hinaus eben persönliche Termine, vor Ort oder virtuell, hybrider Art vielleicht auch mal. Ihr habt das eben eingebunden in etwas mehr und dadurch ist so eine Art Betriebssystem entstanden, ein Betriebssystem des Unternehmens, finde ich.

Birthe Lindenthal: Ja, absolut. Ich hatte ja schon erwähnt, dass man die Software sehr stark konfigurieren kann. Also letztendlich kann man die, ja, für alle Bedürfnisse anpassen. Wir bilden da, ja, fast alles drüber ab. Also wir bilden da unsere Aufgaben, das ist ein Ideenmanagement, da kann man Risiken drüber erfassen. Das beinhaltet ja auch ein Wiki, wo Sachen dokumentiert werden können. Also das heißt, da können ganze Projekthandbücher drüber erstellt werden oder Teamlisten. Was wir sehr, sehr intensiv nutzen, ist auch das Thema, Besprechungen vor- und nachzubearbeiten. das heißt, dort können dann kollaborativ, also wir sind dazu übergegangen, vor jedem Termin strikt wirklich eine Agenda zu erstellen, das jeder entscheiden kann, ob auch an diesem Termin teilnehmen muss. Da sind wir immer, immer strikter geworden und um auch die Meetings irgendwie auf ein Minimum zu reduzieren. Und dann wird die Agenda verschickt und hinterher aus dieser Agenda ein Protokoll erstellt und jeder kann da seine Themen eintragen. Es können direkt irgendwelche Action Items, irgendwelche Tasks draus generiert werden, die auch wiederum in der Software sind. Genau, also es ist eigentlich so ein bisschen das Herzstück von unserer Organisation, ja.

Klaus Reichert: Ja, mich habe jetzt grad auch lachen müssen, wie du auch, ne?

Birthe Lindenthal: Ja, ja.

Klaus Reichert: Aber das ist so, wie soll ich sagen, es passt alles gut zusammen, die Basisfunktionen, die man braucht, oder nicht nur die Basisfunktionen, die Funktionen, die man braucht, um eben gut zusammenzuarbeiten, die sind da mit drin. Und das ist so etwas, was man an so vielen Stellen gar nicht sieht bei anderen Produkten, ja, sondern da hat sich keiner wirklich Gedanken drum gemacht, sie auch zu nutzen, oder man hat manchmal den Eindruck, die Leute nutzen es vielleicht gar nicht selber, während sie es dann programmieren. Und das ist bei euch eben komplett anders, das ist mir schon auch aufgefallen, ja.

Birthe Lindenthal: Ja, ja, das ist toll. Auch, das neue Anforderungen, ja, sehr stark auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet werden. Wir haben dann auch eine Priorisierung, so eine Sammlung an Wünschen, die von Nutzern oder Kunden geäußert werden, die wir dann entsprechend bewerten und dann auch hochsetzen, wenn wir jetzt immer öfter hören, dass diese Funktion zum Beispiel benötigt wird. Und dann sind wir auch in regen Austausch mit den Kunden, wenn quasi komplett neue Funktionen entwickelt werden sollen. Also wir sind jetzt grade dabei, auch ein ganz, ganz neues Modul umzusetzen, was auch eigentlich aus Kundenwünschen entstanden ist. Das heißt, wir sind immer ganz, ganz eng an der Anwendung dran.

Klaus Reichert: Und ihr habt ja wirklich eine riesige Community von vielen, vielen 1.000 Menschen, die man ja dann auch fragen kann und gleich sozusagen für eine Bewertung mit einbeziehen kann von etwas Neuem.

Birthe Lindenthal: Ja, absolut. Also das ist auch eine Sache, die mich persönlich ganz stolz macht, also ich gucke immer rein, welche Kunden dann mit Open Project arbeiten oder welche Nutzer, die dann in dem Sinne keine Kunden sind, weil, die Software ist ja auch wirklich kostenlos, selbstverwaltbar und nutzbar, ohne jetzt Kontakt mit uns zu haben. Und das ist wie du sagst, also da gibt es, glaube ich, kaum ein Fleckchen auf der Weltkarte, wo Open Project nicht im Einsatz ist. Und wir kriegen dann auch von allen Richtungen irgendwie immer wieder ganz, ganz tolle Rückmeldung. Ich hatte grade wieder mit jemanden Kontakt aus Indonesien, also der Trainings geben möchte in seiner Muttersprache, auf Indonesisch und dann gefragt hatte, ob es da irgendwie lizenztechnisch irgendwelche Bedenken gibt? Nein, wir freuen uns, wenn er da unterstützt. Und, ja, so ist es wirklich, also Anfragen, Leute, die mitarbeiten, die Poolrequest stellen, dann bugs fixen oder auch bugs reporten, an der Dokumentation mitarbeiten. Da kommt ganz, ganz viel tolle Rückmeldung aus der Community.

Klaus Reichert: Das ist sehr, sehr wertvoll in der Produktentwicklung, ja, auch um Unsicherheit zu minimieren zumindest, ne?

Birthe Lindenthal: Mhm.

Klaus Reichert: Ja, okay.

Birthe Lindenthal: Was mir persönlich immer wichtig ist, so dieses, wie kann ich damit loslegen? Das sind auch Fragen, die ganz häufig kommen von Nutzern. Die haben irgendwie eine Tool-Auswahl gemacht und haben dann letztendlich die Entscheidung getroffen und was mache ich jetzt? Also das sind dann entweder Nutzer, die vorher auf einer anderen Software Waren und dann aber zum Beispiel open Source möchten oder auch, die vorher so auf Papier-, Email- oder Excel-Basis unterwegs waren und dann erst mal vor der Frage stehen, und nun? Genau, das ist halt wichtig, das man also sagt, ich richte erst mal ein Projekt ein. Wenn man loslegt mit Open Project, haben wir ja bestimmte Demodaten drin, wo man erst mal sich orientieren kann, so eine Grundkonfiguration, die gut funktioniert, mit der man erst mal loslegen kann. Und dann ist einfach meine Empfehlung, erst mal ein Projekt einzurichten und, ja, durchzugucken, mit welchen Modulen man arbeitet. Und da hatte ich ja schon gesagt, weniger ist mehr. Also vielleicht wirklich erst mal ein paar Aufgaben in der Software anlegen, einen Projektplan erstellen und dann Teammitglieder einladen. Und da ist es auch unheimlich wichtig, dass Team mit an Bord zu holen. Also wir haben mittlerweile selten, aber immer wieder Leute, wo irgendwas hakt oder die nicht so richtig ins doing kommen und dann unzufrieden sind. Und das ist meistens, weil das Team nicht mit abgeholt ist. Also die können dann den Mehrwert nicht so richtig erkennen, warum sie jetzt auf einmal ihre Aufgaben in so einem Tool erfassen müssen. Und das finde ich ganz, ganz wichtig, also grade bei Projektmanagement und dann so einer Tool-Einführung, dass man das Team mit abholt und dann entsprechend auch schult. Also wir haben viele Hilfematerialien auch Online, dass man einfach das ordentlich kommuniziert und das Team mit an Bord holt, ja.

Klaus Reichert: Ich finde diese Aussage jetzt wirklich toll von dir, unter anderem auch, weil sie schon wieder zeigt, das ihr nicht nur in Software denkt. Ihr wisst, es sind Menschen, die das benutzen, dass die zusammenkommen müssen, dass die informiert sein müssen. Dass die mit dabei sein müssen, dass die quasi diesen auch emotionalen by in machen müssen. Das zieht ja überall durch, das gefällt mir wirklich, wirklich sehr gut!

Birthe Lindenthal: Ja, das ist eigentlich so, die größere Aufgabe ist gar nicht das Projektmanagement, sondern das Teams vernetzt werden weltweit und gut zusammenarbeiten können und damit eigentlich, ja, gemeinsam Großes erreichen. Also wir haben ja so ein bisschen als Slogan chief greatnings together, also wir freuen uns dann wirklich, wenn Projektteams, die mit Open Project arbeiten, sinnvolle Projekte machen, durchführen. Und da haben wir ja wirklich auch eine ganz tolle Anzahl an richtig schönen Referenzkunden, also Greenpeace und Brot für die Welt und Ärzte ohne Grenzen, Welthungerhilfe, die GEZ. Und das ist sowas, was wir dann im Team wirklich, ja, uns drüber freuen, dass mit der Software tolle Projekte abgewickelt werden. Ich glaube, das ist das, was im Hintergrund steht, wirklich die Ergebnisse, die dann am Ende bei rauskommen.

Klaus Reichert: Ja, Ergebnisse, man macht ein Projekt, weil man ein Ergebnis erreichen möchte. Ja, verstanden.

Birthe Lindenthal: Ja.

Klaus Reichert: Wir haben jetzt noch eine Frage von dem Ralf Schuler. Er fragt, worin liegt denn der Unterschied zwischen der kostenfreien und der kostenpflichtigen Version?

Birthe Lindenthal: Ich will erst mal sagen, die Gemeinsamkeit ist es wirklich, dass beides open Source ist. Und der Unterschied in der Kostenpflichtigen ist erst mal, dass wir Support mit anbieten. Wir haben dann verschiedene Support-Pakete, also dass die Nutzer uns anrufen können, kontaktieren können, Emails schreiben können, die Upgrade-Unterstützung bieten und auch bei, ja, letztendlich bei Fragen immer dem Kunden zur Seite stehen, das ist das eine. Dann haben wir auch zusätzliche Funktionen, die mit dieser kostenpflichtigen Version noch freigeschaltet werden. Aktuell heißen die bei uns Enterprice-Funktionen. Das sind dann Themen, die halt noch eine bessere Konfigurierbarkeit, sowas wie Mehrfachauswahl für benutzerdefinierte Felder. Das ist so die Konfigurierbarkeit des Designs, dass man sein eigenes Logo hochladen kann und auch, ja, vieles mehr.

Klaus Reichert: Man kann was bewegen auch mit der kostenfreien Version?

Birthe Lindenthal: Ja, genau. Man kann auch, also das hören wir auch immer wieder, dass der Funktionsumfang mit der, wir nennen sie Community-Version, sehr, sehr groß ist. Und wir haben jetzt auch mit dem nächsten Release sogar geplant, wieder was von der Enterprice, bezahlten Version, in die Community-Version zurückzugeben. Also das ist so ein bisschen, wir müssen wir ja auch Geld verdienen, die Entwickler wollen auch bezahlt werden. Das heißt, irgendwo brauchen wir ja auch ein Geschäftsmodell dahinter. Das ist so abwägen, also wenn halt eine neue Funktion dazu kommt, können wir vielleicht auch wieder was dann rausgeben in die Community, genau.

Klaus Reichert: Toll! Du hast grade schon erzählt, wie man einfach starten kann mit Open Project, jetzt hast du noch ein Godi mitgebracht, das es noch leichter macht.

Birthe Lindenthal: Ich hatte mir überlegt, um das jetzt den Hörern attraktiv zu machen, so ein tolles Tool einzusetzen, bieten wir allen Zuhörern deines Podcasts, einen 25-Prozent-Discount an. Das heißt, wer Open Project nutzen möchte, kann es sowieso erst mal 14 Tage ganz kostenlos und unverbindlich ausprobieren. Da müssen keinerlei Kreditkarten hinterlegt werden, das läuft alles auch ohne Kündigung, wenn man das nicht nutzen möchte. Und wer aber nach den 14 Tagen sagt, das überzeugt ihn und er möchte weiter damit arbeiten, der kann eben dann bei der Buchung einen Discount-Code eingeben und der ist smart-innovation, alles klein, und bekommt dann 25 Prozent, sowohl auf unsere gehoostete Version, auf die Cloud-Version als auch auf die selbst gehoostete und Premises-Version.

Klaus Reichert: Wahnsinn, vielen Dank, vielen Dank.

Birthe Lindenthal: Gerne.

Klaus Reichert: Das ist ein guter Start. Wir werden all diese Informationen auch auf der Episodenwebseite haben, da kann man es nachlesen, da sind auch die ganzen Links drauf und dann wird das auch leichter noch, Open Project zu erreichen. Birthe, vielen Dank, dass du dir heute die Zeit genommen hast, dass du mit dabei warst. Ich fand das jetzt sehr spannend. Open Project haben wir natürlich nur an der Oberfläche angekratzt, was die ganzen Features angehen, aber ich glaube, wir haben jetzt ein ganz gutes Verständnis dafür bekommen, was die Software macht, wer sie macht dahinter auch. So ein bisschen auch euer Vorgehen kennengelernt, das ja durch aus exemplarisch ist, was, wo man viel von lernen kann. Also vielen Dank, dass du dir heute die Zeit genommen hast. Viel Erfolg weiterhin.

Birthe Lindenthal: Sehr gerne und vielen Dank dir auch.

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