Prioritäten festlegen, Entscheidungen treffen, Entwicklung von Business Plan und Prozessen.

wer plant, glaubt an die Zukunft

Weihnachten steht vor der Tür. Eine Zeit, in der man sich etwas wünschen darf. Ein Riesenwunsch von mir sind bessere Räume für gemeinsame Kreativität und miteinander Arbeiten. Das ist mir als Innovationsberater und ehemaligem Architekt sehr wichtig. Die Stanford d.school ist ein Klasse Beispiel.

Ich sehe viele Besprechungsräume und die sehen meist so aus:  Ein viel großer Tisch steht in der Mitte. Mit eingebauten Steckdosen und Kabel in den Fussboden. Das Konferenztelefon in der Mitte funktioniert nicht richtig. Drumherum meist zu viele und zu sperrige schwere Stühle. Kaum Platz, um drum herum zu gehen. Irgendwo in der Ecke steht ein verwaistes Flipchart, meist fehlt das Papier, die Stifte sind ausgetrocknet. Alte Flips liegen noch irgendwo herum Ein Beamer ohne Lautsprecher. Das Kabel zu kurz, um es einfach zu nutzen. Mehr Equipment wie Kamera, Mikrofone? Fehlanzeige. Häufig ohne natürliches Licht, fast immer ohne Aussicht.

Und natürlich ist das Phänomen nicht auf Besprechungsräume beschränkt. Der „normale“ Arbeitsplatz sieht fast überall immer noch gleich aus: zu große, rechteckige Tische, immobil aufgestellt. Selbst Firmen die sich Agilität auf die Fahnen schreiben, kommen an diesen Punkten nicht weiter. Viele Möbelhersteller sind dabei auch keine Hilfe, traditionelle Konzepte sind weit verbreitet. Die Möbelauswahl kommt bei Neubauprojekte immer zuletzt und wird dann nur den Regeln des Einkaufs unterworfen.

Freude am gemeinsamen Arbeiten, am Austausch, an gemeinsamer Kreativität, kommt dann selten auf. Wie sieht also ein Raum aus, der Kreativität fördert, zu gemeinsamen Arbeiten einlädt? Was macht also gute Räume für kreatives Miteinander aus?

1. Basics

  • Sie bringen Menschen zusammen
  • halten beweglich
  • dienen der Sache

2. Flexibilität im Raum fördert Flexibilität im Kopf

  • Sie haben flexible Konfigurationen
  • Möbel lassen sich leicht verstellen
  • Wände, sofern vorhanden, sind ein Whiteboard
  • Es gibt ausreichend Material zum Ausprobieren und die Firma hat eine Innovationskultur, die deren Nutzung fördert
  • Möbel lassen Bewegung und Austausch zu, laden nicht zum Einschlafen ein
  • Stehtische statt Konferenzplätze

3. Zentrale Bestandteile

  • Das sind meines Erachtens die zentralen Bestandteile. Fast nichts davon hat erst einmal etwas mit besonderen Möbeln zu tun:
  • integriert, leicht erreichbar
  • einfach und kurzfristig verfügbar
  • leicht anpassbare Konfiguration der Einrichtung
  • sauber
  • geeignete Farben
  • angenehmer Klang, z.B. keine Reflektionen
  • gutes Licht
  • Aussicht
  • Material zum Ausprobieren von Ideen wie Lego, Bastelkram, Bauklötze
  • Regeln bzw. Vereinbarungen für die Nutzung

4. Technik ist wichtig, aber nur, wenn sie zusammenbringt

  • Technik unterstützt und funktioniert problemlos
  • Ein oder mehrere Bildschirme sind drahtlos von allen Geräten der Teilnehmenden nutzbar
  • Kamera, Mikrofon und Lautsprecher für den Raum verbinden den Raum mit anderen Räumen, auch am anderen Ende der Welt

5. Klasse Beispiel

Die Räume der Stanford d.school, hier in wenigen Bildern:

6. Unternehmenskultur der Innovation formt diese Räume

Zu Beginn steht die ernsthafte Beschäftigung mit dem Thema. Jede Organisation hat eigene Bedingungen, jedes Gebäude seine eigenen Herausforderungen. Die gilt es zu berücksichtigen. Aber schon das Thema Regeln oder Vereinbarungen zeigt die Komplexität der Aufgabe. Sind sie doch Teil einer Unternehmenskultur, die auch geformt werden will. Ganz wichtig ist die Zielsetzung der Räume: Begriffe wie Atelier, Werkstatt, (Gründer-) Garage sind meines Erachtens wichtige Ausgangspunkte für Überlegungen. 

7. Investition in Innovation

Und natürlich reden wir nicht einfach nur von einem Raum. Notwendig ist eine gute Auswahl an solchen Räumen und die Integration in den klassischen Arbeitsplatz. Kostet das Geld? Ja, für den Extraraum. Wenn uns Themen wie Innovation und gemeinsames Arbeiten im Team wichtig sind, wir müssen aufhören, uns mit dem subminimalen Standard zufrieden zu geben, der sich die letzten Jahrzehnte verbreitet hat. Räume, die zum gemeinsamen Schaffen einladen, die Freude bei der Nutzung machen, sind eine sinnvolle Investition, die sich rasch auszahlt.

PS: All diese Punkte gelten übrigens auch für alle Bereiche in, um und auf einem Gebäude, inkl. Räume, die „repräsentativ“ sein sollen…




Bei all den Diskussionen über (zukünftige) Vorteile der Digitalisierung vergessen wir schnell die Quick Wins. Es sind die kleinen Dinge, die uns heute schon als digitale Helfer zur Verfügung stehen und uns das Leben einfacher machen. Ein Dienst, den ich seit Jahren einsetze, ist eine gute Lösung, die Vereinbarung von Terminen extrem zu vereinfachen. Die Zeitschrift t3n – digital pioneers hat mich vor einiger Zeit zum Thema interviewt.

Herausforderung Terminfindung

Einen gemeinsamen Termin zu finden, kann manchmal länger dauern als der eigentliche Termine. Besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind. Dabei gibt es eine Reihe von Diensten, die in Kombination mit dem eigenen Terminkalender Wunder leisten, die Auswahl ist groß. Der Workflow ist einfach:

  • Online sehen, wann der andere Zeit hat
  • einen Termin vereinbaren
  • automatisch in den Kalender der Beteiligten eintragen.
  • Online Termine vereinbaren, mit und ohne AI

Online Termine vereinbaren, mit und ohne AI

Hier als Beispiel meine Lösung für Digitalisierung der Terminvereinbarung, einer der wichtigsten Funktionen im Büro. Wer nur im englischsprachigen Umfeld tätig ist, kann sich auch AI zur Terminvereinbarung zu Nutze machen und „Amy“ und „Andrew“ als AI-Assistenten einsetzen.




Seit kurzer Zeit habe ich ein neues gefördertes Beratungsprodukt, welches für kleine und mittlere innovative Unternehmen (KMU) ideal ist. Ziel des vom Bundesministerium für Arbeit (BMAS) aufgelegten Programmes ist Innovation als ständigen Vorgang bei den Mitarbeitenden zu etablieren und zudem digital Fortschritte zu machen.

Dabei werden aus der Softwarebranche bekannte Vorgehensweisen auf Anforderungen von KMU in klassischen Branchen übertragen und nutzbar gemacht. An einem für das Unternehmen relevanten Thema lernen sowohl die Mitarbeitenden als auch die Geschäftsführung das agile Herangehen an Projekte kennen und die Vorteile für die Umsetzung zu schätzen. So können gleichzeitig neue Verhaltensweisen im Unternehmen etabliert werden und neue digitale Geschäftsmodelle gefunden werden.

Die Förderung dieses Coachingprozesses beträgt 80% für mittelständische Unternehmen, die den KMU-Kriterien entsprechen und gilt für nahezu alle Branchen, hier gibt es Details zum geförderten Innovationscoaching.

Ich habe im September Best Practice Beispiele auf der „Energy4u : Connect Ideas2Business“ Konferenz in Karlsruhe vorgestellt und gutes Feedback bekommen. Ich konnte zudem weitere smarte Tools und Förderungen für Innovation in KMU zeigen.

So bringt Innovationscoaching auch kleine und mittlere Betriebe voran.



„Sie glauben es nicht, wie schwierig es ist, einfach und klar zu sein.
Die Leute fürchten, dass sie als Einfaltspinsel gesehen werden.
In Wirklichkeit ist es gerade umgekehrt.“

Jack Welch, langjähriger CEO von GE




Seit Jahren schon ist Zeitmanagement und Produktivität ein Riesenthema für mich. Angefangen hat es mit GTD-Trainings („Getting Things Done“) von David Allen, welches in der einen oder anderen Form quasi die Grundlage für alle heutigen Selbstmanagement- und Produktivitätstools sind.

Breites Angebot an Tools für Zeitmanagement- und persönliche Produktivität

Es gibt mittlerweile ein breites Angebot an Tools für das persönliche Zeitmanagement, auf Papier, als Smartphone App oder als Web-App. Todoist, Wunderlist, Microsoft To-Do aber vor allem Omni Focus, die Wunderapp für GTD und Projektmanagement Nerds, integrieren GTD Grundsätze auf ihre Weise und sind, je nach individueller Anforderung, hervorragende Tools für die persönlichen Aufgaben. Wer auf der Suche nach einem täglichen Tool ist, das hilft, Prioritäten umzusetzen, der sollte sich Michael Hyatt’s Full Focus Planner ansehen. Sogar mein Lieblingstool Evernote kann für Aufgaben genutzt werden.

Prioritäten treiben Aufgaben, nicht umgekehrt

Mir ist allerdings damals schon aufgefallen, dass sich diese Tools ausschliesslich auf die „Runway“ Flughöhe von „Getting Things Done“ fokussieren, also dem Bereich, in dem die Strategie-Umsetzung erfolgt. Die anderen GTD-Ebenen, die die Strategie-Entwicklung bestimmen, wurden nicht von den Tools übernommen. Wenn man aber ein gutes Aufgaben Tool hat, bekommt man schnell eine lange Liste an ToDos, die sich von den eigentlichen Zielen und Prioritäten „befreien“ und ein eigenständiges Leben führen. Es priorisieren die Aufgaben dann die persönliche Zeiteinteilung, statt dass die Prioritäten die Aufgaben bestimmen. Unter anderem, weil das zentrale GTD-Element, die regelmäßige „Review“ irgendwann Opfer der vielen Aufgaben wird und so eine Selbstreflektion vermieden wird.

 

„The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.“ Stephen Covey

 

Strategie-Tool für Ziele und Prioritäten

So habe ich ganz pragmatisch vor Jahren selbst ein Tool und das zugehörige Buch entwickelt. Der sogenannte „Planerkalender“ bot, in Zusammenhang mit dem Strategieblatt eine einfache Hilfestellung, um Ziele und Prioritäten eines Jahres vorzubereiten und die wichtigsten Umsetzungsschritte über das Jahr zu verteilen. Das eBook und die Arbeitsblätter wurden über 40.000 mal geladen und sind, obwohl ich es aus Zeitgründen aktuell nicht mehr weiter entwickele, immer noch vielfach in Verwendung. Ebenso mein Kanban-Kalender, der als Tool für agile Teams zum freien Download hier zur Verfügung steht.

90-90-1 – die einfachste Zeitmanagement Methode

In diesen Tagen bin ich aber durch einen Artikel auf „Impulse“ auf die einfachste Zeitmanagement Methode der Welt gestossen. Das Schöne daran ist, sie ist nicht nur für die anwendende Person, sondern sie bezieht auch das Umfeld mit ein. Und man muss sich keine Gedanken mehr über vielfältige Prioritäten machen, denn man hat eine Strategie-Entscheidung gefällt, die man dann einfach umsetzt.

Wie funktioniert die 90-90-1 Methode?

In der Essenz funktioniert das so: Innerhalb von drei Monaten = 90 Tage verwendet man an jedem Tag 90 Minuten für das eine Projekt, welches einem wichtig ist. Insbesondere Schriftsteller wissen, wie wichtig diese regelmäßige Beschäftigung mit dem einen Thema = dem Roman oder Sachbuch ist. Die Kontinuität bringt Erfolge, auch wenn natürlich nicht jeder Tag ein Meisterwerk entsteht. In der Summe entstehen Werke. Da heißt es dann einfach akzeptieren, dass jedes bedeutende Werk mehrere Schritte zum Endprodukt hat (aktuell heißt dieses Vorgehen „Lean Startup“). Thomas Mann hat dieses Vorgehen perfektioniert durch seine Schreibdisziplin. Im Falle der Schriftsteller wird jedes Manuskript ja noch vielfältig vom Autor/in und einem externen Lektorat überarbeitet.

Der kanadische Autor Robert Sharma fasst die Erfolgsfaktoren kurz zusammen:

  1. Starten Sie vor allen anderen Aufgaben mit „Ihrem“ Projekt gleich am Morgen
  2. Bleiben Sie 90 Minuten dran und lassen sich nicht ablenken durch Anrufe, E-Mails, WhatsApp etc.
  3. Informieren Sie Ihr Team, dass sie in dieser Zeit nicht gestört werden

Einbeziehung des Teams

Punkt 3 stellt insofern eine Besonderheit dar, da das Team, das eigene Umfeld gerne vergessen wird. Die Information des Teams lässt sich einfach durch ein Wendeschild an der Bürotür (sofern man eine hat), realisieren: eine Seite zeigt ein „bitte nicht stören“, die andere Seite „komm herein“ ist fast überflüssig, da dies durch die offenstehende Tür ja bereits symbolisiert wird.

Die ideale Woche als Grundlage des Erfolgs durch 90-90-1

Das „am Morgen anfangen“ wird nicht für jeden oder jede funktionieren. Es ist in diesem Zusammenhang wichtig, dass man einmal für sich erkannt hat, wann die eigene „Hochproduktivitätszeit“ist. Das muss nicht am Morgen sein. Wenn man aber „seine Zeit“ erkannt hat, dann sollte man diese auch nutzen, und z.B. durch einen Terminblock im Kalender freihalten. Dieses Erkennen der eigenen Hochphase ist vor allem für junge Führungskräfte eine zentrale Aufgabe am Anfang der beruflichen Entwicklung. Dabei helfen kann die Methode des „idealen Tages“ oder der „idealen Woche“. Man tut dabei so, als könnte man sich seinen eigenen idealen Tag bzw. Woche entwerfen und gestaltet den idealen Ablauf. Einmal gemacht, kann man nach und nach seine Tage und Wochen danach gestalten. Ich merke im Selbstversuch, wie sich immer mehr von meiner „idealen“ Woche auch tatsächlich umsetzen lässt. Hier eine Anleitung für die Gestaltung der idealen Woche.

Was tun, wenn man sich mit der Zeiteinteilung der 90 Minuten etwas schwer tut?

Die Pomodoro Technik hilft bei der Zeiteinteilung. Um sie für 90-90-1 anzuwenden, hilft es, entweder den zu verwendenden Timer gleich auf 90 Minuten zu setzen oder eben in drei „Pomodoro-Einheiten“ von 25 Min. Tätigkeit und 5 Min. Pause zu gliedern.

Fazit

Die 90-90-1 Methode ist für mich die einfachste Vorgehensweise, um wichtige Projekte über das Jahr hinweg voranzutreiben, eines nach dem anderen. So entsteht nach und nach z.B. das neue Buch, der Podcast, ein Eventkonzept. Und weil man das Vorgehen über einen längeren Zeitraum anwendet, etabliert es sich als Gewohnheit.

Online-Coaching Zeitmanagement

Für diejenigen, die ihre Prioritäten und ihr Zeitmanagement in den Griff bekommen und ihre ideale Woche gestalten wollen um ihre wichtigen Projekte umzusetzen, biete ich ein persönliches Zeitmanagement Online-Coaching per Video an.