Das neue Microsoft Surface Go Tablet löst ein Versprechen perfekt ein: wirklich mobil arbeiten, auch im Büro 🙂 Viele kennen das bereits. Aber ich bin immer wieder verwundert, wie selten Menschen ihren Laptop weg vom Schreibtisch mitnehmen, z.B. zu Besprechungen, zu Kundenbesuchen, nach Hause ins Homeoffice. Das ist ungefähr so, wie wenn ein Handwerker Akkuschrauber und Maßband im Depot lassen würde. Mit dem „Surface Go“ gibt es jetzt ein Tablet, das auch ein Laptop und ein „Desktop“ Computer ist. Das aber wirklich leicht und leistungsfähig genug ist, und tragbar, so dass man es überall mitnehmen kann.

Kaufen Sie es zusammen mit Tastatur und Stift, sowie der Dockingstation. Hören Sie nicht auf Ihren IT-Admin, er wird Ihnen abraten. Überlegen Sie lieber, was Sie alles machen können, wenn Sie denselben Computer immer dabei haben können und überall nutzen: im Büro, im Meeting, beim Kunden, auf der Messe, im Home-Office, zu Hause.

Für mich sollte das Surface Go der Standardrechner sein. Habe ich einen? Leider nein, ich arbeite mit einem ultraleichten Macbook und ärgere mich gerade, dass Apple so wenig innovativ ist und nicht vom Nutzer her denkt.

Auf der Microsoft Website ansehen

Seit Jahren schon ist Zeitmanagement und Produktivität ein Riesenthema für mich. Angefangen hat es mit GTD-Trainings („Getting Things Done“) von David Allen, welches in der einen oder anderen Form quasi die Grundlage für alle heutigen Selbstmanagement- und Produktivitätstools sind.

Breites Angebot an Tools für Zeitmanagement- und persönliche Produktivität

Es gibt mittlerweile ein breites Angebot an Tools für das persönliche Zeitmanagement, auf Papier, als Smartphone App oder als Web-App. Todoist, Wunderlist, Microsoft To-Do aber vor allem Omni Focus, die Wunderapp für GTD und Projektmanagement Nerds, integrieren GTD Grundsätze auf ihre Weise und sind, je nach individueller Anforderung, hervorragende Tools für die persönlichen Aufgaben. Wer auf der Suche nach einem täglichen Tool ist, das hilft, Prioritäten umzusetzen, der sollte sich Michael Hyatt’s Full Focus Planner ansehen. Sogar mein Lieblingstool Evernote kann für Aufgaben genutzt werden.

Prioritäten treiben Aufgaben, nicht umgekehrt

Mir ist allerdings damals schon aufgefallen, dass sich diese Tools ausschliesslich auf die „Runway“ Flughöhe von „Getting Things Done“ fokussieren, also dem Bereich, in dem die Strategie-Umsetzung erfolgt. Die anderen GTD-Ebenen, die die Strategie-Entwicklung bestimmen, wurden nicht von den Tools übernommen. Wenn man aber ein gutes Aufgaben Tool hat, bekommt man schnell eine lange Liste an ToDos, die sich von den eigentlichen Zielen und Prioritäten „befreien“ und ein eigenständiges Leben führen. Es priorisieren die Aufgaben dann die persönliche Zeiteinteilung, statt dass die Prioritäten die Aufgaben bestimmen. Unter anderem, weil das zentrale GTD-Element, die regelmäßige „Review“ irgendwann Opfer der vielen Aufgaben wird und so eine Selbstreflektion vermieden wird.

 

„The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.“ Stephen Covey

 

Strategie-Tool für Ziele und Prioritäten

So habe ich ganz pragmatisch vor Jahren selbst ein Tool und das zugehörige Buch entwickelt. Der sogenannte „Planerkalender“ bot, in Zusammenhang mit dem Strategieblatt eine einfache Hilfestellung, um Ziele und Prioritäten eines Jahres vorzubereiten und die wichtigsten Umsetzungsschritte über das Jahr zu verteilen. Das eBook und die Arbeitsblätter wurden über 40.000 mal geladen und sind, obwohl ich es aus Zeitgründen aktuell nicht mehr weiter entwickele, immer noch vielfach in Verwendung. Ebenso mein Kanban-Kalender, der als Tool für agile Teams zum freien Download hier zur Verfügung steht.

90-90-1 – die einfachste Zeitmanagement Methode

In diesen Tagen bin ich aber durch einen Artikel auf „Impulse“ auf die einfachste Zeitmanagement Methode der Welt gestossen. Das Schöne daran ist, sie ist nicht nur für die anwendende Person, sondern sie bezieht auch das Umfeld mit ein. Und man muss sich keine Gedanken mehr über vielfältige Prioritäten machen, denn man hat eine Strategie-Entscheidung gefällt, die man dann einfach umsetzt.

Wie funktioniert die 90-90-1 Methode?

In der Essenz funktioniert das so: Innerhalb von drei Monaten = 90 Tage verwendet man an jedem Tag 90 Minuten für das eine Projekt, welches einem wichtig ist. Insbesondere Schriftsteller wissen, wie wichtig diese regelmäßige Beschäftigung mit dem einen Thema = dem Roman oder Sachbuch ist. Die Kontinuität bringt Erfolge, auch wenn natürlich nicht jeder Tag ein Meisterwerk entsteht. In der Summe entstehen Werke. Da heißt es dann einfach akzeptieren, dass jedes bedeutende Werk mehrere Schritte zum Endprodukt hat (aktuell heißt dieses Vorgehen „Lean Startup“). Thomas Mann hat dieses Vorgehen perfektioniert durch seine Schreibdisziplin. Im Falle der Schriftsteller wird jedes Manuskript ja noch vielfältig vom Autor/in und einem externen Lektorat überarbeitet.

Der kanadische Autor Robert Sharma fasst die Erfolgsfaktoren kurz zusammen:

  1. Starten Sie vor allen anderen Aufgaben mit „Ihrem“ Projekt gleich am Morgen
  2. Bleiben Sie 90 Minuten dran und lassen sich nicht ablenken durch Anrufe, E-Mails, WhatsApp etc.
  3. Informieren Sie Ihr Team, dass sie in dieser Zeit nicht gestört werden

Einbeziehung des Teams

Punkt 3 stellt insofern eine Besonderheit dar, da das Team, das eigene Umfeld gerne vergessen wird. Die Information des Teams lässt sich einfach durch ein Wendeschild an der Bürotür (sofern man eine hat), realisieren: eine Seite zeigt ein „bitte nicht stören“, die andere Seite „komm herein“ ist fast überflüssig, da dies durch die offenstehende Tür ja bereits symbolisiert wird.

Die ideale Woche als Grundlage des Erfolgs durch 90-90-1

Das „am Morgen anfangen“ wird nicht für jeden oder jede funktionieren. Es ist in diesem Zusammenhang wichtig, dass man einmal für sich erkannt hat, wann die eigene „Hochproduktivitätszeit“ist. Das muss nicht am Morgen sein. Wenn man aber „seine Zeit“ erkannt hat, dann sollte man diese auch nutzen, und z.B. durch einen Terminblock im Kalender freihalten. Dieses Erkennen der eigenen Hochphase ist vor allem für junge Führungskräfte eine zentrale Aufgabe am Anfang der beruflichen Entwicklung. Dabei helfen kann die Methode des „idealen Tages“ oder der „idealen Woche“. Man tut dabei so, als könnte man sich seinen eigenen idealen Tag bzw. Woche entwerfen und gestaltet den idealen Ablauf. Einmal gemacht, kann man nach und nach seine Tage und Wochen danach gestalten. Ich merke im Selbstversuch, wie sich immer mehr von meiner „idealen“ Woche auch tatsächlich umsetzen lässt. Hier eine Anleitung für die Gestaltung der idealen Woche.

Was tun, wenn man sich mit der Zeiteinteilung der 90 Minuten etwas schwer tut?

Die Pomodoro Technik hilft bei der Zeiteinteilung. Um sie für 90-90-1 anzuwenden, hilft es, entweder den zu verwendenden Timer gleich auf 90 Minuten zu setzen oder eben in drei „Pomodoro-Einheiten“ von 25 Min. Tätigkeit und 5 Min. Pause zu gliedern.

Fazit

Die 90-90-1 Methode ist für mich die einfachste Vorgehensweise, um wichtige Projekte über das Jahr hinweg voranzutreiben, eines nach dem anderen. So entsteht nach und nach z.B. das neue Buch, der Podcast, ein Eventkonzept. Und weil man das Vorgehen über einen längeren Zeitraum anwendet, etabliert es sich als Gewohnheit.

Online-Coaching Zeitmanagement

Für diejenigen, die ihre Prioritäten und ihr Zeitmanagement in den Griff bekommen und ihre ideale Woche gestalten wollen um ihre wichtigen Projekte umzusetzen, biete ich ein persönliches Zeitmanagement Online-Coaching per Video an.

Wer große Themen zugänglich machen will, z.B. in Innovationsprojekten in einem bestehendem großen Produktportfolio, steht schnell vor der Frage der Visualisierung von Daten, Inhalten und vor allem deren Zusammenhänge. Selbst das größte Whiteboard ist irgendwann zu klein für die vielen Notizen und Post-its. Elektronische Mindmaps sind schnell zu eindimensional. Und Excellisten oder PowerPoint enden schnell in unübersichtlichen, optisch schlecht erfassbaren, Bleiwüsten.

Hier kommt ein neues Innovation Tool ins Spiel: mit Kumu ist es einfach, komplexe Situationen darzustellen und zu navigieren. Dabei lassen sich z.B. Personen, Dokumente, Orte zu einem grafischen Netz verflechten. Vielfältige Verbindungen untereinander zeigen Abhängigkeiten. Das Ganze kann leicht mit Inhalten wie Videos hinterlegt werden. Im Grunde ist alles einbindbar, was durch eine URL erreichbar ist. Der Clou ist die einfache Navigation. Bei komplexen Gebilden wie Materialsammlungen oder Darstellungen von bestehenden großen Produktportfolios spielt Kumu seine Stärken aus. Die Visualisierung verlässt die normalerweise üblichen zwei Dimensionen und gibt vor allem durch die dritte Dimension der Tiefe mehr Verständnis. Das entstandene Netz kann per Maus/Touch leicht bewegt und gezoomt werden.

Die entstandenen Visualisierungen sind veröffentlichbar und teilbar, können aber auch privat gehalten werden. Das macht es auch für Autoren, Journalisten, Lehrende und Forscher interessant, z.B. als Ergänzung zu klassischen gedruckten oder elektronischen Büchern.

Als Berater lege ich großen Wert auf die Vision einer Organisation oder Produktes. Deswegen gefällt es mir besonders, dass Kumu sogar ein Manifest hat.

Beispiel gefällig? Hier ein Kumu der Ellen MacArthur Foundation zur Circular Economy.

Zur Kumu Website

Der „Spiegel“ gibt am 8.1.18 einen kurzen Einblick in die Zukunftsforschung von VW. Hier ein Auszug. Besonders interessant der letzte Satz des Interviews.

„SPIEGEL ONLINE: Woher beziehen Sie Ihre Einschätzungen? Das ist ja nicht die Glaskugel.

Müller-Pietralla: Unsere Zukunftsforschung ist in erster Linie wissenschaftliche Arbeit. Für den aktuellen Trendreport 2017 bis 2035 der Volkswagen Konzernforschung haben wir 1.860 Studien auf zukunftsrelevante Themen, Annahmen und Hinweise gescannt. Danach treffen wir eine Auswahl nach Dringlichkeit, Zukunftsrelevanz und möglichem Erkenntnisvorsprung. Zudem haben wir uns mithilfe der Big-Data-basierten Intelligence-Plattform ein System aufgebaut, das Analysen der gesamten wissenschaftlichen Literatur der Welt mit mehr als 40 Millionen wissenschaftlichen Artikeln, 95 Millionen Patenten sowie täglich mehr als 90.000 aktuellen Nachrichten in Echtzeit ermöglicht.

SPIEGEL ONLINE: VW besitzt also eine gigantische Zukunftsmaschine. Wie wird diese bedient?

Müller-Pietralla: Auf der Grundlage von Algorithmen aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz. Am Ende geht es darum, zusammenhängende Muster zu erkennen und die Dynamik von Trends sichtbar zu machen. Dazu brauchen wir Fachexperten aus unterschiedlichen Disziplinen der Konzernforschung. Die eigentliche Leistung steckt in der detaillierten Formulierung der Fragestellung, ihrer Übersetzung in ein digitales Modell und der notwendigen Programmierung der Algorithmen.“

Hier geht es zum kompletten Interview mit Wolfgang Müller-Pietralla, Leiter der Abteilung für Zukunftsforschung und Trendtransfer bei Volkswagen.

Eine Vielzahl von Quellen beobachten, kommunizieren und als Ideenquelle nutzen? Hier geht’s zum Trendradar für den Mittelstand und Teams aus Konzernen.

Beim „Innovation-Hack Ressourceneffizienz“ erarbeitet eine Gruppe ausgesuchter und motivierter junger Menschen zusammen mit offenen Mitarbeitenden engagierter Unternehmen in kurzer Zeit disruptive Ideen und neue Blickwinkel zur enkeltauglichen Reduktion von Ressourcen und Energie von Produkten und Dienstleistungen. Weiterlesen

Digitalisierung beschäftigt den Mittelstand auf vielen Ebenen. Dazu kommen noch Diskussionen um neue Arbeitsformen (NewWork) und natürlich Themen wie die Zusammenarbeit über Firmengrenzen und Orte hinaus. Auf der ganz praktischen Ebene der Digitalisierung kommt in Gesprächen mit KMU-Geschäftsführern dann schnell die Frage nach Online-Konferenzen auf. Die kurze Antwort möchte ich hier als Best-Practice Beispiel geben als mein persönlicher Favorit:

Software

  • zoom.us ist meines Erachtens die einfachste Online-Konferenz Möglichkeit mit der besten Qualität

Hardware

  • das Gerät, welches am nächsten ist: Smartphone, Laptop, auch mal „klassisches“ Telefon
  • es muss normal sein, die Online Konferenz zu nutzen!
  • für Gruppensituationen in Meetingräumen

Mindset

  • zentral ist: das „Online“ muss gedanklich aus „Online-Konferenz“ verschwinden
  • die Nutzung eines solchen Werkzeuges muss einfach und integriert sein in die täglichen Abläufe

 

Logitech Connect Beispiel

 

Logitech Group Beispiel

Open Innovation NZZ

Die Neue Zürcher Zeitung (NZZ) ist schon seit längerer Zeit am Markt – die Erstausgabe war am 12. Januar 1780. Die NZZ am Sonntag gibt es noch nicht so lange (seit 2002), ist aber auch schon bei vielen Lesern zur Tradition geworden. Mit den neuen Möglichkeiten und Geschäftsmodell Bedrohungen des Internets geht die NZZ natürlich auch Online neue Wege und entwickelt sich laufend weiter. Dabei werden auch die Nutzer einbezogen mit dem Ideenportal der NZZ und zeigt so ein gutes Beispiel aud der Medienwelt.

Im Ideenportal können Nutzer ihre Ideen vorstellen, diskutieren und über die Ideen anderer abstimmen. Ein solches Vorgehen braucht natürlich den Willen zur Transparenz und viele Nutzer, die bereit sind, mitzumachen. Ausserdem eine konkrete Betreuung zur inhaltlichen Pflege und Moderation. Um die Teilnahme zu fördern, schaltet die NZZ Anzeigen auf der Website (siehe Bild). Durch eine aktive Pflege dieser Innovationscommunity und vor allem speziellen Maßnahmen kann die Teilnahme und damit auch Ergebnisse für das Unternehmen gesteigert werden, so dass das gesamte Ideenmanagement des Unternehmens davon profitiert.