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Der Kanban-Kalender ist ein Produktivitätswerkzeug für Einzelne und kleine Teams. Mit seiner prioriäten- und zielorientierten Aufgabensteuerung ist das große DIN A0 Wandposter ein unentbehrlicher Zeitmanagement Helfer, um die wichtigen Dinge zu erledigen. Er ist leicht zu erlernen und anzuwenden, auch für eine kleine Arbeitsgruppe: alle wichtigen Informationen zur Nutzung stehen kompakt direkt auf dem Poster. So fällt der Einstieg in eine agile Arbeitsweise mit GTD leichter.

Folgende Elemente bietet der Kanban-Kalender

  • Kanban-Board für Aufgaben mit einem „Heute“ Bereich
  • Inbox zum Sammeln von Aufgaben von Aufgaben, priorisierbar nach dem Eisenhower-Prinzip
  • Bereich für Ziele & Highlights sowie für Prioriäten, die damit immer deutlich sind
  • Projektübersicht zur Verteilung von Projekten über die nächsten Quartale und Monate

Hintergrund zum Kanban-Kalender

Ich habe den Kanban-Kalender vor ca. zwei Jahren entworfen. Die Karlsruher Designerin Anna Schröder hat die erste Version gestaltet. Ziel war es, eine optische Aufgabenverwaltung zu schaffen, die sowohl Einzelnen als auch kleinen Teams den einen Überblick über ihre Ziele, Prioritäten, Aufgaben und Projekte gibt. Der Kalender basiert auf meinen Erfahrungen des Vorgängers, dem Planerkalender, einem Jahresvorbereitungsset. Dieses half, die wichtigen Ziele eines Folgejahres zu finden und wurde, zusammen mit dem eBook, fast 50.000 mal geladen.

GTD und Agile verbunden mit dem Kanban-Kalender

Vorgehensweisen aus dem Software Bereich passen nicht immer in andere Branchen. Agile Konzepte wie Scrum und Kanban sind zudem noch längst nicht überall üblich. Für den Einstieg und Akzeptanz einer agilen Arbeitsweise ist es aber wichtig, dass die Hürden niedrig sind und die Nutzung so einfach als möglich ist. Die Kanban Spalten sind schon vordefiniert, es gibt zudem eine „Heute“ Spalte, die die Tagesplanung erleichtert.

Priorisierte Inbox für Getting Things Done (GTD)

Die normale GTD-Inbox („Backlog“) zum Sammeln aller Aufgaben hat einen Nachteil: ich sehe nicht sofort, was wichtig ist. Der Kanban-Kalender nutzt hier Spalten nach dem „Eisenhower-Prinzip“ um gleich eine Vorsortierung von Aufgaben zu ermöglichen und damit den Fokus auf das Wichtige zu setzen.

Projekte immer im Blick

Neu ist die Projektübersicht, die den bisherigen Kalender ablöst. So ergänzt der Kanban-Kalender besser die allgegenwärtigen digitalen Möglichkeiten wie Google Kalender oder Microsoft Outlook. Dazu kommt die Übersicht über „Projekte“ der nächsten 12 Monate oder vier Quartale. Eine grobe Planung reicht für viele Teams, vor allem wenn sie Transparenz schafft und Klarheit bringt.

Post-it als zentrales Element

Für die Nutzung kommen Post-it zum Einsatz. So ist der Einsatz flexibel, Anpassungen sind schnell gemacht. Das Kalendarium wird ebenfalls mit Haftnotizen beschriftet, so dass man als Nutzer den Zeitraum selbst wählen kann und jederzeit starten kann.

Kostenfreier Download für Produktivität

Der Download des Kanban-Kalenders mit der Creative Commons Lizenz ist kostenlos.

Seit Jahren schon ist Zeitmanagement und Produktivität ein Riesenthema für mich. Angefangen hat es mit GTD-Trainings („Getting Things Done“) von David Allen, welches in der einen oder anderen Form quasi die Grundlage für alle heutigen Selbstmanagement- und Produktivitätstools sind.

Breites Angebot an Tools für Zeitmanagement- und persönliche Produktivität

Es gibt mittlerweile ein breites Angebot an Tools für das persönliche Zeitmanagement, auf Papier, als Smartphone App oder als Web-App. Todoist, Wunderlist, Microsoft To-Do aber vor allem Omni Focus, die Wunderapp für GTD und Projektmanagement Nerds, integrieren GTD Grundsätze auf ihre Weise und sind, je nach individueller Anforderung, hervorragende Tools für die persönlichen Aufgaben. Wer auf der Suche nach einem täglichen Tool ist, das hilft, Prioritäten umzusetzen, der sollte sich Michael Hyatt’s Full Focus Planner ansehen. Sogar mein Lieblingstool Evernote kann für Aufgaben genutzt werden.

Prioritäten treiben Aufgaben, nicht umgekehrt

Mir ist allerdings damals schon aufgefallen, dass sich diese Tools ausschliesslich auf die „Runway“ Flughöhe von „Getting Things Done“ fokussieren, also dem Bereich, in dem die Strategie-Umsetzung erfolgt. Die anderen GTD-Ebenen, die die Strategie-Entwicklung bestimmen, wurden nicht von den Tools übernommen. Wenn man aber ein gutes Aufgaben Tool hat, bekommt man schnell eine lange Liste an ToDos, die sich von den eigentlichen Zielen und Prioritäten „befreien“ und ein eigenständiges Leben führen. Es priorisieren die Aufgaben dann die persönliche Zeiteinteilung, statt dass die Prioritäten die Aufgaben bestimmen. Unter anderem, weil das zentrale GTD-Element, die regelmäßige „Review“ irgendwann Opfer der vielen Aufgaben wird und so eine Selbstreflektion vermieden wird.

 

„The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.“ Stephen Covey

 

Strategie-Tool für Ziele und Prioritäten

So habe ich ganz pragmatisch vor Jahren selbst ein Tool und das zugehörige Buch entwickelt. Der sogenannte „Planerkalender“ bot, in Zusammenhang mit dem Strategieblatt eine einfache Hilfestellung, um Ziele und Prioritäten eines Jahres vorzubereiten und die wichtigsten Umsetzungsschritte über das Jahr zu verteilen. Das eBook und die Arbeitsblätter wurden über 40.000 mal geladen und sind, obwohl ich es aus Zeitgründen aktuell nicht mehr weiter entwickele, immer noch vielfach in Verwendung. Ebenso mein Kanban-Kalender, der als Tool für agile Teams zum freien Download hier zur Verfügung steht.

90-90-1 – die einfachste Zeitmanagement Methode

In diesen Tagen bin ich aber durch einen Artikel auf „Impulse“ auf die einfachste Zeitmanagement Methode der Welt gestossen. Das Schöne daran ist, sie ist nicht nur für die anwendende Person, sondern sie bezieht auch das Umfeld mit ein. Und man muss sich keine Gedanken mehr über vielfältige Prioritäten machen, denn man hat eine Strategie-Entscheidung gefällt, die man dann einfach umsetzt.

Wie funktioniert die 90-90-1 Methode?

In der Essenz funktioniert das so: Innerhalb von drei Monaten = 90 Tage verwendet man an jedem Tag 90 Minuten für das eine Projekt, welches einem wichtig ist. Insbesondere Schriftsteller wissen, wie wichtig diese regelmäßige Beschäftigung mit dem einen Thema = dem Roman oder Sachbuch ist. Die Kontinuität bringt Erfolge, auch wenn natürlich nicht jeder Tag ein Meisterwerk entsteht. In der Summe entstehen Werke. Da heißt es dann einfach akzeptieren, dass jedes bedeutende Werk mehrere Schritte zum Endprodukt hat (aktuell heißt dieses Vorgehen „Lean Startup“). Thomas Mann hat dieses Vorgehen perfektioniert durch seine Schreibdisziplin. Im Falle der Schriftsteller wird jedes Manuskript ja noch vielfältig vom Autor/in und einem externen Lektorat überarbeitet.

Der kanadische Autor Robert Sharma fasst die Erfolgsfaktoren kurz zusammen:

  1. Starten Sie vor allen anderen Aufgaben mit „Ihrem“ Projekt gleich am Morgen
  2. Bleiben Sie 90 Minuten dran und lassen sich nicht ablenken durch Anrufe, E-Mails, WhatsApp etc.
  3. Informieren Sie Ihr Team, dass sie in dieser Zeit nicht gestört werden

Einbeziehung des Teams

Punkt 3 stellt insofern eine Besonderheit dar, da das Team, das eigene Umfeld gerne vergessen wird. Die Information des Teams lässt sich einfach durch ein Wendeschild an der Bürotür (sofern man eine hat), realisieren: eine Seite zeigt ein „bitte nicht stören“, die andere Seite „komm herein“ ist fast überflüssig, da dies durch die offenstehende Tür ja bereits symbolisiert wird.

Die ideale Woche als Grundlage des Erfolgs durch 90-90-1

Das „am Morgen anfangen“ wird nicht für jeden oder jede funktionieren. Es ist in diesem Zusammenhang wichtig, dass man einmal für sich erkannt hat, wann die eigene „Hochproduktivitätszeit“ist. Das muss nicht am Morgen sein. Wenn man aber „seine Zeit“ erkannt hat, dann sollte man diese auch nutzen, und z.B. durch einen Terminblock im Kalender freihalten. Dieses Erkennen der eigenen Hochphase ist vor allem für junge Führungskräfte eine zentrale Aufgabe am Anfang der beruflichen Entwicklung. Dabei helfen kann die Methode des „idealen Tages“ oder der „idealen Woche“. Man tut dabei so, als könnte man sich seinen eigenen idealen Tag bzw. Woche entwerfen und gestaltet den idealen Ablauf. Einmal gemacht, kann man nach und nach seine Tage und Wochen danach gestalten. Ich merke im Selbstversuch, wie sich immer mehr von meiner „idealen“ Woche auch tatsächlich umsetzen lässt. Hier eine Anleitung für die Gestaltung der idealen Woche.

Was tun, wenn man sich mit der Zeiteinteilung der 90 Minuten etwas schwer tut?

Die Pomodoro Technik hilft bei der Zeiteinteilung. Um sie für 90-90-1 anzuwenden, hilft es, entweder den zu verwendenden Timer gleich auf 90 Minuten zu setzen oder eben in drei „Pomodoro-Einheiten“ von 25 Min. Tätigkeit und 5 Min. Pause zu gliedern.

Fazit

Die 90-90-1 Methode ist für mich die einfachste Vorgehensweise, um wichtige Projekte über das Jahr hinweg voranzutreiben, eines nach dem anderen. So entsteht nach und nach z.B. das neue Buch, der Podcast, ein Eventkonzept. Und weil man das Vorgehen über einen längeren Zeitraum anwendet, etabliert es sich als Gewohnheit.

Online-Coaching Zeitmanagement

Für diejenigen, die ihre Prioritäten und ihr Zeitmanagement in den Griff bekommen und ihre ideale Woche gestalten wollen um ihre wichtigen Projekte umzusetzen, biete ich ein persönliches Zeitmanagement Online-Coaching per Video an.

Sehr oft verhindert „keine Zeit, das Tagesgeschäft…“ Innovation in Unternehmen. Dieser Artikel der Harvard Business Review hilft Führungskräften auf fundamentaler Ebene:

„To Be a Great Leader, You Have to Learn How to Delegate Well – Focus on the big picture, not just the execution.“

„Das Leben besteht hauptsächlich aus Wegen, nicht aus Zielen!“ sagt Jessica Peterka-Bonetta und legt besonderen Wert darauf, dass man/frau den Weg geniessen soll, den man einschlägt. Eine eindrückliche Botschaft.

David Allen, der Erfinder von GTD – Getting Things Done – erläutert in diesem Talk von TEDxClaremontColleges seine Zeitmanagement Methode und die Hintergründe.

Das Jahresvorbereitungsset mit dem Planerkalender nutzt diese Methode.

„Wir planen nicht das Jahr. Wir planen unser Leben.“

Zeitmanagement Seminar am Samstag in Stuttgart

Letzte Chance für die Anmeldung zum Zeitmanagement und Jahresvorbereitungsseminar am Samstag in Stuttgart.

„Vielleicht sagen Sie das besser mal Ihrem Chef: Oft ist es in Krisensituationen am sinnvollsten, auf Aktionismus zu verzichten und erst mal gar nichts zu tun. Und das gilt vom Büroalltag bis zur Weltwirtschaftspolitik.“

Zum Artikel der Süddeutschen Zeitung und zum Eintrag bei Wikipedia.

Die Werkzeuge dazu unter www.klausreichert.de/zeitmanagement