Klarheit schaffen bei Entscheidungen, Zielen und Aufgaben

Klare Ziele, Meilensteine

In Innovationscoaching Sessions fällt mir immer wieder auf, wie schwer sich manche Menschen tun, klare und eindeutige Entscheidungen zu treffen, die zugehörigen klaren Ziele zu formulieren und die notwendigen Meilensteine und Aufgaben zur Erreichung dieser Ziele zu finden und klar aufzuschreiben. Das führt dann dazu, das Vieles erstmal übersehen wird, unnötige Fehler passieren und viel Zeit aufgewendet werden muss für Abklärungen statt für die Erarbeitung des eigentlichen Zieles. Wichtige Gründe dafür sind fehlende Übung, mangelnde Weitsicht & Kreativität(stechniken), Hast und gelegentlich auch Angst vor Konsequenzen. Klarheit zu erzielen ist nicht einfach, es braucht Mut und Zeit.

Btw

Die Bezeichnungen hier sind universell nutzbar. Agile können gerne die Worte durch Theme, Initiative, Epic und Story/Task ersetzen – die Herausforderung ist die gleiche.

Klarheit schaffen kann mann/frau lernen

Die gute Nachricht ist: ein zielführendes klares Vorgehen kann man lernen – bzw. muss man lernen. Das braucht erstmal Zeit und Einsatz, doch holt man diese leicht wieder raus im Projektalltag. Lernen, besonders in kurzen, zielgerichteten und leicht anwendbaren Einheiten, macht Spaß, finde ich (für mich ist es natürlich Teil meines Berufes). Und doch scheint hier das Problem schon los zu gehen. “Keine Zeit” ist dann der größte Killer. Meint aber eher: “keine Bereitschaft”.

Anwendung bringt die Meisterschaft

Üben, üben, üben – am besten durch die kontinuierliche Anwendung & Dazulernen – bringt die Meisterschaft. Das gilt für alle Themen und braucht hier nicht vertieft werden. 

Zeit am Anfang nehmen

Ein zentraler Schritt für Klarheit bei Zielen und Aufgaben ist das “große Sammeln” am Anfang eines Projektes und endet mit einer meist langen Liste an notwendigen und möglichen Aufgaben sowie einer Projektstruktur der Meilensteine. So eine Liste kann erstmal sehr lang sein. Leider machen viele Teams hier den Fehler, zu früh mit der Sammlung zu stoppen und übersehen so gerne die wahren Aufgaben. Meines Erachtens ist es gerade am Anfang wichtig, die Zeit zu nehmen, Themen in ihrer Bandbreite zu durchdenken und zu strukturieren – das spart dann später Zeit.

Priorisieren und Auswählen

Die Vielzahl von Aufgaben macht es notwendig, dass die Beteiligten priorisieren und eine Auswahl treffen müssen – kontinuierlich. Scheinbar mehr Aufwand, aber ganz normal, da Learnings über die Zeit hinweg fast immer dazu führen, dass es zu Änderungen kommt. Der gewählte Projektprozess muss dies zulassen.

Gemeinsam, mit Feedback

Dieses Dazulernen passiert am besten gemeinsam und regelmäßig mit offenem und konstruktivem Feedback.

Klarheit schaffen bei Entscheidungen, Zielen und Aufgaben in fünf Schritten

  • Die Macht der Worte nutzen
  • Kontinuierlich formen
  • Vertrauen durch Kommunikation ausbauen
  • konsequent einsetzen
  • Das nicht aus den Augen verlieren

Die Macht der Worte nutzen

Das hört sich jetzt etwas nach Deutschunterricht an. Aber nicht zu unterschätzen in diesem Zusammenhang ist die Macht der Worte. Die Bezeichnung von zB Meilensteinen beschreibt immer den erreichten Zustand. Es heißt zB “Fundament erstellt” und ist damit als Ziel, auf das mit vielen Aufgaben von einzelnen Menschen hingearbeitet werden muss, eindeutig und vor allem einigend. Häufig steht hier aber nur zB “Fundament” und schon ist nicht klar, worauf hin gearbeitet wird. Ebenso ist es für Aufgaben wichtig, dass sie die notwendige Aktion beschreiben. “Fundament Schalung im Abschnitt 1 aufstellen” ist eindeutig, “Fundament Schalung” nicht. Hier löst das “Tunwort”, das Verb, die Bedeutung der Aufgabe eindeutig für alle auf.

Kontinuierlich formen

Ganz klar: keine Sammlung von Aufgaben und Meilensteinen ist von Anfang an vollständig und perfekt. Umso mehr muss die gewählte Vorgehensweise Raum lassen, daran zu arbeiten. Dazu braucht es einen Platz im Innovationsprozess, Zeit und natürlich altmodisch “Kümmerer”.

Vertrauen durch Kommunikation ausbauen

Die Bedeutung von Kommunikation für die Vertrauensbildung im Team, in Abteilungen, in Unternehmen wird häufig unterschätzt. Kommunikation kann verwirren. Aber auch klar zeigen, wo die Beteiligten stehen, was als Nächstes geplant ist und wo Hilfe von anderen notwendig ist. Ein Facebook-artiger Austausch mit Kommentaren und Likes hilft hier sehr, auf Kurs zu bleiben und Gedanken zu schärfen.

Tools konsequent einsetzen

Vor allem digitale Tools sind heute in einer Vielzahl vorhanden, werden aber noch selten angewendet und noch seltener richtig eingesetzt. Dabei ist der konsequente Einsatz von Projekttools mit ihren Funktionen, Strukturen und Automatisierungsmöglichkeiten der zentrale Faktor, gerade bei virtuellen oder semivirtuellen Arbeitsumgebungen mit Home-Office im Mix.

Das Ziel nicht aus den Augen verlieren

Der wichtigste Punkt geschieht fast automatisch: im Alltag vergisst man schnell das eigentliche Ziel, auf das zugearbeitet werden soll. Hört sich schräg an, passiert aber leicht. Hilfreich ist hier ein Zielmanagement wie OKR. Und ganz praktisch: das Aufschreiben bzw. Visualisieren an einem für alle Beteiligten zugänglichen Platz. Das kann in einem virtuellen Projektraum als auch im Projekttool sein. Hauptsache, es wird immer wieder ein die Gespräche und Entscheidungen einbezogen.

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