Der Kanban- Kalender ist ein Poster, mit dem kleine agile Teams, aber auch Einzelpersonen ihre Aufgaben, Prioritäten und Ziele mittels Post-it einfach sammeln, priorisieren und planen können. Ausserdem hat er eine Übersicht über Projekte. Damit sind (Team-) Aufgaben und wichtige Projekttermine übersichtlich und flexibel auf einer Seite. Der PDF Download macht die Nutzung dieses Zeitmanagement Tools einfach möglich. So wird Getting Things Done (GTD) für agile Teams möglich.
Aufgaben eines Teams zu organisieren, ist eine der essentiellen Aufgaben im Innovationsprozess.
Vorgeschichte: der Planerkalender
Vor vielen Jahren habe ich mich intensiv mit dem Thema Zeitmanagement (eher die deutsche Bezeichnung) und persönliche Produktivität (die US-amerikanische Bezeichnung) beschäftigt. Es war wohl diese Zeit im Leben, in dem das viele machen. Ich bin Berater und Coach, also habe ich damals noch ein eigenes Tool bzw. Vorgehensweise konzipiert: den Planerkalender. Dieser war eine Kombination aus Kalender und Workshop Poster, die in einer schönen Mappe samt Anleitung zum Selbermachen kamen. Der Fokus lag auf der persönlichen Jahresvorbereitung und Aufgabenplanung und hat versucht, eine Lebensplanung zu erleichtern und diese langfristigen Vorstellungen und Ziele in die jeweilige aktuelle Jahresplanung zu überführen. Der Planerkalender kam gut an, insbesondere die PDF Version hatte ca. 50.000 Downloads.
Team Fokus: der Kanban-Kalender
Im Laufe der Zeit hat sich der Fokus verändert. Zeitmanagement und Aufgabenverwaltung für kleine Teams & Einzelpersonen wurden zum Thema. Auf Basis des Planerkalenders und der Kanban-Methodik ist der Kanban-Kalender entstanden. Die Gestaltung kam von der Designerin Anna Bohnert, die zuvor einen ungewöhnlichen „Fahrplankalender“ entworfen hatte. Der persönliche, individuelle Teil des Planerkalenders ist weggefallen und die Funktionen wurden auf das Miteinander als Team ausgerichtet. Auf einem Posterblatt war alles zusammen, was ein kleines Team, das sich vor Ort trifft, für seine Aufgaben braucht. So ist ein leicht verständliches Tool entstanden für die Team Produktivität, für die Team Arbeit, in die eine einfache agile Vorgehensweise eingebacken war.
Einfach agil
Ohne Grundausbildung als Team erste Schritte im agilen Vorgehen machen und die Methode relativ schnell nutzen – das war mir wichtig, denn ich wollte nicht, dass der Einsatz eine vorhergehende lange Ausbildung erfordert und damit dann die Anwendung potentiell verhindert wird.
Ziele & Aufgaben immer im Blick
Der Kanban-Kalender zeigt Aufgaben und Meilensteine in einer flexiblen und strukturierten Art und Weise. Mit dem Poster Kalender haben kleine Teams und Einzelpersonen ihre Ziele, Prioritäten, Aufgaben und wichtigste Meilensteine im Überblick auf einem DIN A0 Poster. Je ein Post-It visualisiert eine Aufgabe. Gesammelt wird in der strukturierten Inbox, die gleich eine Priorisierung der Aufgaben nach der Eisenhower-Methode ermöglicht. So ist Zeitmanagement und Productivity nach Getting Things Done (GTD) auch für Teams einfach. Ein immerwährender Kalender zeigt die nächsten Meilensteine und zentralen Termine.
Features des Kanban-Kalenders
- einfach agil: ohne Grundausbildung als Team erste Schritte im agilen Vorgehen machen
- Kanban-Board mit Strukturvorschlag und Hilfen für agile Projekte
- Ziele und Meilensteine im Überblick: Visualisierung der Ziele und Prioritäten, sowie des Aufgaben Status
- Aufgaben priorisieren: priorisierte GTD-Inbox mit abgewandelter Eisenhower-Matrix für Aufgaben unterstützt Entscheidungen
- Heute Bereich für Visualisierung aktueller Aufgaben
- Jahreskalender zeitlos: flexibler Jahreskalender für Meilensteine und Projekte im Überblick. Zeitlos und auf jedes Jahr anpassbar
- Feedback Elemente zeigen den Stimmungsverlauf über das Jahr grafisch an
Zeitmanagement digital vs. Papierposter
Der Kaban-Kalender auf Papier ist gedacht für Situationen, in denen Menschen räumlich zusammenarbeiten und keine digitalen Tools nutzen können oder wollen. Es gibt mittlerweile sehr viele digitale Tools für das gemeinsame Arbeiten, sozusagen das Betriebssystem des Unternehmens. Ich bin ein Riesenfreund davon (und empfehle sie seit Jahrzehnten). Doch es gibt auch Menschen und Teams, die vor Ort zusammen kommen (müssen) oder einfach das Gemeinsame mit einem haptischen Tool vorziehen. Und für diese Gruppe war der Kanban-Kalender konzipiert: Aufgabenverwaltung und Zeitmanagement für kleine Teams. Der Einsatz kann auch für Einzelpersonen wie Selbstständige sinnvoll sein und für Übersicht der Aufgaben sorgen.
Kurzanleitung
Die Features des Kanban-Kalenders sind vielfältig. Die wichtigsten sind auf dem Poster direkt beschrieben, so dass alle Nutzer auf derselben „Seite“ sind. Für die erste Nutzung ist keine weitere Anleitung notwendig.
Download des Kanban-Kalender
Das PDF ist für den Ausdruck als DIN A0 Poster vorgesehen. Mit dem firmeneigenen Großdrucker/Plotter oder über Online Druckdienste ist der Ausdruck möglich.
Download des Kanban-Kalender Poster (PDF)